Česta pitanja o postupcima akreditacije proizvođača elemenata eura i zaštićenih elemenata eura
Posljednji put posuvremenjeno 7. srpnja 2023.
Uvod
U odgovorima na česta pitanja objašnjavaju se postupci akreditacije proizvođača zaštićenih elemenata eura i elemenata eura. Pitanja i odgovori odnose se na praktičnu primjenu Odluke ESB/2020/24, kako je izmijenjena Odlukom ESB/2022/35. U slučaju nepodudaranja između Čestih pitanja i odluke ESB‑a prednost ima pravni akt. Sva daljnja upućivanja na Odluku ESB/2020/24 u ovom dokumentu uključuju sve izmjene te odluke.
Ova česta pitanja objavljuju se za potrebe svih akreditiranih proizvođača i na ekstranetu ESB‑a za novčanice te se redovito posuvremenjuju.
1. Koji su pravni instrumenti na snazi u vezi s akreditacijom?
Odlukom ESB/2020/24 utvrđuju se opći zahtjevi povezani s akreditacijom, zahtjevi za etičko vođenje poslovanja, postupak akreditacije i trajne obveze koje proizvođači moraju ispunjavati nakon što dobiju akreditaciju. Postoje i druge odluke, koje nisu javne i kojima se utvrđuju materijalni zahtjevi. Materijalni zahtjevi obuhvaćaju detaljne tehničke zahtjeve koji se odnose na zaštitu, kvalitetu, okoliš te zdravlje i sigurnost. Dostavljaju se proizvođačima koji su zatražili akreditaciju nakon što potpišu obvezujuću izjavu o čuvanju povjerljivosti sadržaja i, ako je primjenjivo, nakon uspješne provedbe početne sigurnosne inspekcije.
2. Koji proizvođači trebaju imati akreditaciju ESB‑a?
Proizvođači koji žele obavljati aktivnost povezanu s elementom eura ili aktivnost povezanu sa zaštićenim elementom eura moraju prethodno dobiti akreditaciju ESB‑a. Akreditacija se dodjeljuje za određeno mjesto proizvodnje na kojem se proizvođaču odobrava obavljanje aktivnosti povezane s elementom eura ili aktivnosti povezane sa zaštićenim elementom eura navedenih u akreditaciji.
Aktivnost povezana s elementom eura i aktivnost povezana sa zaštićenim elementom eura definirane su u članku 1. stavcima od 3. do 7. Odluke ESB/2020/24. U vezi sa zaštićenim elementima eura primjenjuju se materijalni sigurnosni zahtjevi.
3. Je li akreditacija preduvjet za sudjelovanje u postupku nabave za aktivnost povezanu s elementom eura ili aktivnost povezanu sa zaštićenim elementom eura?
Akreditacija je preduvjet za obavljanje aktivnosti povezane s elementom eura ili aktivnosti povezane sa zaštićenim elementom eura. Ako se raspiše natječaj za obavljanje aktivnosti povezane s elementom eura ili aktivnosti povezane sa zaštićenim elementom eura, samo proizvođači kojima je dodijeljena akreditacija smiju sudjelovati u postupku nabave i sklapati ugovore.
Međutim, akreditacija ne povlači za sobom dodjelu ugovora.
4. Koji se materijalni zahtjevi primjenjuju na nas kao akreditiranog proizvođača?
Ako proizvodite elemente eura ili zaštićene elemente eura, morate ispunjavati sve odgovarajuće materijalne zahtjeve da bi vam se odobrilo obavljanje aktivnosti povezane sa zaštićenim elementom eura i/ili aktivnosti povezane s elementom eura. Zahtjevi se odnose na zaštitu, kvalitetu, okoliš, zdravlje i sigurnost. Po primitku vašeg pisanog zahtjeva za akreditaciju i potrebne dokumentacije ESB će vas moći obavijestiti o svim primjenjivim materijalnim zahtjevima u vašem slučaju. Premda se od svih proizvođača elemenata eura zahtijeva ispunjavanje određenih zahtjeva povezanih s kvalitetom, zaštitom okoliša, zdravljem i sigurnošću te etičkih i općih sigurnosnih zahtjeva, proizvođači zaštićenih elemenata eura uvrštenih na popis koji vodi ESB dužni su se uskladiti i s posebnim sigurnosnim zahtjevima.
5. Kako se možemo prijaviti za akreditaciju ako nemamo nijednu vrstu akreditacije?
Zahtjev za pokretanje postupka privremene akreditacije (zahtjev za pokretanje) mora se ESB‑u podnijeti u pisanom obliku u skladu s člankom 5. Odluke ESB/2020/24. Zahtjev mora sadržavati sve stavke navedene u stavku 2. članka 5. ESB‑ova uprava Novčanice može vam u tom postupku pomoći smjernicama. Želite li iskoristiti tu mogućnost, obratite nam se na QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
6. Kako zapravo izgleda postupak akreditacije?
ESB će prvo procijeniti zahtjev za pokretanje postupka akreditacije u odnosu na sve formalne aspekte navedene u članku 5. Odluke ESB/2020/24. Nakon što se utvrdi usklađenost sa svim formalnim aspektima, ESB će proizvođaču koji je podnio zahtjev dostaviti dokumentaciju povezanu s odgovarajućim materijalnim zahtjevima (koji se odnose na zaštitu, kvalitetu, okoliš, zdravlje i sigurnost) te dokumentaciju u kojoj proizvođač koji je podnio zahtjev treba objasniti ESB‑u kako bi njegove aktivnosti bile u skladu s materijalnim zahtjevima.
ESB će provesti izravne i/ili neizravne inspekcije kako bi procijenio ispunjava li proizvođač odgovarajuće materijalne zahtjeve. Ispunjavanje zahtjeva koji se odnose na zdravlje, sigurnost i okoliš procjenjivat će se neizravno, na temelju dokumentacije koju je dostavio proizvođač. ESB će tako procijeniti jesu li postupci i infrastruktura na mjestu proizvodnje usklađeni s odgovarajućim zahtjevima. Izravne inspekcije provodit će se kako bi se procijenilo je li mjesto proizvodnje usklađeno sa sigurnosnim zahtjevima i zahtjevima koji se odnose na kvalitetu.
Ako je cjelokupna ocjena pozitivna, proizvođaču će se dodijeliti akreditacija.
7. Postoji li centralizirana kontaktna točka za pitanja povezana s akreditacijom?
Da, svi upiti ili dokumenti povezani s akreditacijom mogu se poslati na QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Na tu se adresu mogu poslati i upiti ESB‑ovim stručnjacima odgovornima za određena pitanja.
8. Kako ESB procjenjuje ispunjavanje odgovarajućih zahtjeva?
Ispunjavanje zahtjeva ESB procjenjuje izravnim i neizravnim inspekcijama.
Neizravne inspekcije odnose se uglavnom na dokumente koje je proizvođač dostavio u skladu s Odlukom ESB/2020/24 ili na materijalne zahtjeve za potrebe procjene usklađenosti proizvođača.
Takvi su dokumenti, među ostalim, odgovarajući ISO certifikati, izjava neovisnog revizora o ispunjavanju etičkih zahtjeva, predinspekcijski upitnici, pojedinačni planovi kvalitete, godišnja izvješća na engleskom u vezi s funkcioniranjem sustava upravljanja za zaštitu okoliša, zdravlje i sigurnost te ESB‑ov upitnik o zaštiti okoliša.
Izravne inspekcije provodit će se kako bi se procijenilo je li mjesto proizvodnje usklađeno sa sigurnosnim zahtjevima i zahtjevima koji se odnose na kvalitetu. Budući da se sigurnošću i kvalitetom u Eurosustavu bave različiti timovi, provode se dvije vrste inspekcija: sigurnosne inspekcije i inspekcije kvalitete. Kada izravne inspekcije nisu moguće, na primjer u razdoblju u kojem je putovanje ograničeno zbog virusne pandemije, ESB će umjesto njih provoditi neizravne inspekcije. Neizravne inspekcije provode se videokonferencijama i razmjenom dokumenata na sigurnoj platformi.
9. Kako se planiraju i organiziraju izravne inspekcije i koliko ćemo često biti podvrgnuti takvim inspekcijama?
Inspekcije svih akreditiranih proizvođača provode se u skladu s popisom prioriteta koje je odredio Eurosustav. U pravilu se proizvođači koji obavljaju aktivnost povezanu sa zaštićenim elementom eura jednom godišnje podvrgavaju sigurnosnoj inspekciji, a proizvođači koji proizvode elemente eura podvrgavaju se jednom u dvije godine inspekciji kvalitete.
Inspekcije mogu biti najavljene ili nenajavljene. Inspekcije koje se provode nakon podnošenja zahtjeva za akreditaciju najavljuju se iz praktičnih razloga. Najavljuju se i redovite inspekcije kvalitete i neizravne sigurnosne inspekcije. Obično se najavljuju i redovite izravne sigurnosne inspekcije.
Inspekcije provode zajednički inspekcijski timovi ESB‑a i nacionalnih središnjih banaka Eurosustava, u kojima su obično dva do četiri inspektora. Kako biste se pripremili za inspekciju, trebat ćete ispuniti upitnike koje odredi ESB. Pri ispunjavanju upitnika treba navesti što više detalja.
10. Mora li u trenutku izravne inspekcije kvalitete proizvodnja biti u tijeku?
Kada je riječ o akreditiranim proizvođačima, izravne inspekcije kvalitete trebalo bi provesti tijekom proizvodnje elemenata eura ili zaštićenih elemenata eura. Molimo vas da se izravno povežete s inspekcijskim timom i dostavite mu što više informacija o proizvodnim aktivnostima po tjednima kako bi se odabralo optimalno vrijeme provedbe inspekcije kvalitete. U idealnom slučaju tijekom inspekcije provodi se što više proizvodnih aktivnosti.
Kada je riječ o izravnim sigurnosnim inspekcijama, koje se mogu provoditi bez prethodne najave, od proizvođača se redovito traži da ESB‑u dostave raspored izrade eura.
11. Što se događa ako inspekcijski tim utvrdi (moguće) neispunjavanje zahtjeva ESB‑a?
Na kraju inspekcije inspekcijski tim iznijet će usmeni sažetak inspekcije, koji će sadržavati utvrđene moguće slučajeve neispunjavanja zahtjeva. Potom ćete primiti prethodno izvješće o inspekciji u kojem se navode slučajevi neispunjavanja zahtjeva u skladu s člankom 13. Odluke ESB/2020/24. Od tog ćete trenutka imati 15 radnih dana za dostavu eventualnog pisanog odgovora u vezi s utvrđenim slučajevima neispunjavanja zahtjeva. U odgovoru biste trebali navesti što više informacija, uključujući pojedinosti i rokove mjera koje namjeravate provesti u vezi sa slučajevima neispunjavanja zahtjeva te sve relevantne dokaze kao što su posuvremenjeni postupci. Izvješće o inspekciji potom će se posuvremeniti: u njega će se uključiti povratne informacije dobivene od vas i zaključak u kojem se navodi je li inspekcijski tim zadovoljan predloženom korektivnom mjerom. Korektivna mjera može se provjeriti na temelju dostavljenih dokumenata odnosno tijekom sljedeće planirane inspekcije ili dodatne izravne inspekcije.
12. Kada akreditacija ESB‑a stupa na snagu?
Po završetku postupka procjene primit ćete pismo ESB‑a kojim vam se dodjeljuje akreditacija. U njemu će pisati područje primjene i datum početka primjene akreditacije.
13. Kada ćemo dobiti pravo pristupa ekstranetu ESB‑a za novčanice?
Nakon što dobijete akreditaciju, morate zatražiti pravo pristupa ESB‑ovu ekstranetu za najviše tri osobe po području (okoliš, zdravlje i sigurnost te kvaliteta). ESB će procijeniti zahtjeve prije nego što odobri pravo pristupa.
14. Kako možemo zatražiti povlačenje akreditacije?
Želite li da vaša akreditacija bude povučena, ESB mora donijeti službenu odluku o njezinu oduzimanju. Dok je vaša akreditacija na snazi, morate ispunjavati trajne obveze akreditiranih proizvođača. Proizvođač koji ima akreditaciju ESB‑a i koji ne želi da se na njega primjenjuju te obveze treba ESB‑u poslati pismo u kojem navodi akreditirano mjesto proizvodnje. ESB će procijeniti zahtjev i stupiti s vama u kontakt kako bi vam objasnio eventualne daljnje korake.
15. Kada povlačenje akreditacije stupa na snagu?
Postupak oduzimanja akreditacije može potrajati jer može biti potrebno razjasniti neke aktivnosti povezane s elementima eura i zaštićenim elementima eura na akreditiranom mjestu. U većini slučajeva trebate ESB‑u dostaviti popis zaštićenih elemenata eura koje posjedujete, a ESB će vas uputiti kako da ih uništite ili prevezete na drugo akreditirano mjesto ili u nacionalnu središnju banku. Pritom će se tražiti potvrde o uništavanju, dokumenti o prijevozu i/ili provjere na licu mjesta. Nakon završetka postupka primit ćete pismo u kojem je datum na koji povlačenje akreditacije stupa na snagu.
16. Što trebamo učiniti u slučaju promjena certifikata, npr. isteka ili obnove?
Dužni ste obavijestiti ESB o promjeni certifikata (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) u skladu s člankom 9. Odluke ESB/2020/24. Ako je vaš certifikat istekao i certifikacijsko tijelo vam pošalje novi, molimo vas da pošaljete elektronički primjerak, najbolje u PDF‑u, na adresu QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Ako to ne učinite, to će se smatrati neispunjavanjem zahtjeva.
17. Istječe li akreditacija? Trebamo li biti u kontaktu s ESB‑om kako bi naša akreditacija ostala valjana?
Kada se odobre, akreditacije ESB‑a ne »istječu«, odnosno ostaju valjane do donošenja odluke o oduzimanju akreditacije kako je utvrđeno u članku 18. Odluke ESB/2020/24. Nema potrebe za kontaktom s ESB‑om kako bi akreditacija ostala valjana.