Често задавани въпроси за процедурите по акредитация на производителите на евроматериали и защитени евроматериали
Последна актуализация: 7 юли 2023 г.
Въведение
В тези често задавани въпроси се обясняват процедурите по акредитация на производителите на защитени евроматериали и евроматериали. Въпросите и отговорите се отнасят до практическите аспекти на Решение ЕЦБ/2020/24, изменено с Решение ЕЦБ/2022/35. В случай на несъответствие между Решението и настоящите често задавани въпроси предимство има правният акт. Всички други позовавания в настоящия документ на Решение ЕЦБ/2020/24 се отнасят и до всяко изменение в него.
Тези често задавани въпроси са публикувани и в банкнотния екстранет на ЕЦБ, за да бъдат достъпни за всички акредитирани производители. Те се актуализират редовно.
В1. Какви са действащите правни инструменти за акредитация?
В Решение ЕЦБ/2020/24 се определят общите изисквания за акредитация, етичните изисквания за извършване на дейността, процедурата по акредитиране и задълженията, които производителите трябва да изпълняват системно, след като бъдат акредитирани. Съществуват и други непублични решения, които определят съществените изисквания. Съществените изисквания са свързани с подробни технически изисквания във връзка със сигурността, качеството и опазването на околната среда, както и със здравословните и безопасни условия на труд. Тази информация се предоставя на подалите заявление за акредитация производители, след като те подпишат обвързваща декларация за запазване на поверителността на съдържанието и, ако е приложимо, след като успешно е извършена първоначална проверка за сигурност.
В2. Кои производители се нуждаят от акредитация от ЕЦБ?
Акредитация от ЕЦБ се дава на производителите, които желаят да извършват дейност с евроматериали или защитени евроматериали. Акредитацията се предоставя за конкретно място на производство, което производителят има право да използва за извършването на посочената в нея дейност с евроматериали или защитени евроматериали.
Дейностите с евроматериали и защитени евроматериали са определени в член 1, параграфи от 3 до 7 от Решение ЕЦБ/2020/24. По отношение на защитените евроматериали се прилагат съществените изисквания за сигурност.
В3. Акредитацията представлява ли предпоставка за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка за дейност с евроматериали или защитени евроматериали?
Акредитацията е предпоставка за извършването на дейност с евроматериали или защитени евроматериали. При провеждане на търг за дейност с евроматериали или защитени евроматериали само производителите, които са получили акредитация, могат да участват в процедури за възлагане на обществени поръчки и да сключват договори.
Получаването на акредитация обаче не означава, че ще бъде възложен какъвто и да било договор.
В4. Кои съществени изисквания се прилагат за мен в качеството ми на акредитиран производител?
Като производител на евроматериали или защитени евроматериали трябва да спазвате всички приложими съществени изисквания, за да имате право да извършвате дейност с такива материали. Изискванията включват аспекти, свързани със сигурността, качеството, защитата на околната среда и здравословните и безопасни условия на труд. След като получи писмено искане за акредитация от Ваша страна и необходимата документация, ЕЦБ ще бъде в състояние да Ви информира за всички приложими съществени изисквания във Вашия случай. Макар че от всички производители на евроматериали се изисква да спазват определени изисквания за качество, опазване на околната среда и безопасност, както и етични и общи изисквания за сигурност, производителите на защитени евроматериали, включени в поддържания от ЕЦБ списък, са длъжни да спазват и други специфични изисквания за сигурност.
В5. Как да кандидатствам за акредитация, ако нямам никаква?
Съгласно член 5 от Решение ЕЦБ/2020/24 исканията за откриване на процедура по акредитация трябва да се отправят в писмен вид до ЕЦБ. Искането трябва да съдържа всички елементи, изброени в член 5, параграф 2. Дирекция „Банкноти“ в ЕЦБ може да Ви помогне с напътствия в хода на този процес. За да се възползвате от тази възможност, пишете на QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
В6. Какво представлява самият процес по акредитиране?
ЕЦБ първо подлага на оценка искането за акредитация във връзка с всички формални аспекти, посочени в член 5 от Решение ЕЦБ/2020/24. След като бъдат изпълнени всички формални аспекти, ЕЦБ предоставя на подалия искането производител документация за съответните съществени изисквания (свързани с аспектите на сигурността, качеството, опазването на околната среда и здравословните и безопасни условия на труд) като част от изискванията за акредитация, както и документация, в която подалият искането производител посочва на ЕЦБ по какъв начин уредбата на неговата дейност би съответствала на съществените изисквания.
ЕЦБ извършва проверки на място и/или проверки извън обекта, за да оцени дали производителят спазва съответните съществени изисквания. Спазването на изискванията по отношение на здравословните и безопасни условия на труд и опазването на околната среда се оценява дистанционно въз основа на предоставената от производителя документация. Това позволява на ЕЦБ да оцени дали процедурите и инфраструктурата на мястото на производство отговарят на съответните изисквания. За да се оцени спазването на изискванията за сигурност и качество, се извършват проверки на мястото на производство.
Производителят получава акредитация, ако цялостната оценка е положителна.
В7. Има ли централно звено за контакт по въпросите на акредитацията?
Да. Всички запитвания или документи, свързани с акредитацията, могат да се изпращат на QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Този адрес може да се използва и за установяване на контакт с експерти на ЕЦБ, отговарящи за конкретни въпроси.
В8. Как ЕЦБ оценява спазването на съответните изисквания?
Тя оценява спазването им чрез провеждане на проверки на място и/или проверки извън обекта.
Проверките извън обекта се отнасят главно до документи, представени от производителя съгласно изискванията на Решение ЕЦБ/2020/24, или до спазването на съществените изисквания от страна на производителя.
Примери за такива документи са съответните сертификати по ISO, декларацията на независимия одитор за съответствието с етичните изисквания, предварителните въпросници, индивидуалните планове за качество, годишните доклади на английски език относно функционирането на системите за управление на околната среда и здравословните и безопасни условия на труд, както и въпросникът на ЕЦБ за екологосъобразността.
Извършват се проверки на мястото на производство, за да се оцени спазването на изискванията за сигурност и качество. Тъй като тези сфери се управляват от различни екипи в рамките на Евросистемата, се провеждат два отделни вида проверки – една за сигурност и една за качество. Когато не са възможни проверки на място, например в моменти, когато пътуването е ограничено поради вирусни пандемии, ЕЦБ провежда проверки извън обекта. Проверките извън обекта се извършват чрез видеоконференция и обмен на документи чрез защитена платформа.
В9. Как се планират и организират проверките на място и колко често бих бил подложен на такава проверка?
Всеки акредитиран производител се проверява съгласно приоритетен списък, определен от Евросистемата. Обикновено производителите, които извършват дейност със защитени евроматериали, са обект на проверка за сигурност веднъж годишно, а производителите на евроматериали се подлагат на проверка за качество на всеки две години.
Инспекциите могат да бъдат предварително обявени или необявени. По практически съображения проверките вследствие на искане за акредитация, разбира се, се обявяват. Същото се отнася и за редовните проверки на качеството и проверките за сигурност извън обекта. Редовните проверки за сигурност на място обикновено са без предизвестие.
Проверките се извършват от съвместни екипи за проверка на ЕЦБ/национални централни банки от Евросистемата, които обикновено се състоят от двама до четирима проверяващи. За да се подготвите за проверката, ще трябва да попълните определените от ЕЦБ въпросници. Тези въпросници трябва да бъдат попълнени възможно най-изчерпателно.
В10. Необходимо ли е производството ми да бъде в ход по време на проверката за качество на място?
По отношение на вече акредитираните производители проверката за качеството на място следва да се извършва по време на реално производство на евроматериали или защитени евроматериали. Молим Ви да се свържете пряко с проверяващия екип и да представите възможно най-много информация за това кои етапи от производството ще се провеждат всяка седмица, за да може графикът на проверката за качество да бъде оптимизиран. В идеалния случай по време на инспекцията би следвало да текат възможно най-много етапи на производство.
При проверки за сигурност на място, които могат да се провеждат без предварително обявяване, от производителите редовно се изисква да представят на ЕЦБ графиците за производство на евроматериали.
В11. Какво се случва, ако проверяващият екип установи (потенциално) неизпълнение на изискванията на ЕЦБ?
В края на проверката проверяващият екип прави устно обобщение, включително за установените потенциални случаи на неизпълнение. След това съгласно член 13 от Решение ЕЦБ/2020/24 Вие получавате предварителен доклад от проверката, в който се документират установените случаи на неизпълнение. От този момент нататък разполагате с 15 работни дни, за да предоставите писмен отговор (ако решите да предоставите такъв) по установените случаи на неизпълнение. В отговора следва да предоставите възможно най-много информация, в това число конкретни подробности и срокове за отстраняване на неизпълнението, включително всички съответни доказателства за това, като например актуализирани процедури. След това докладът от проверката се актуализира с обратната информация от Вас, като също така се правят заключения, в които се посочва дали проверяващият екип счита за задоволителни предложените коригиращи действия. Коригиращите действия могат да бъдат проверени чрез представяне на документирани доказателства при следващата планирана проверка или при допълнителна проверка на място.
В12. Кога влиза в сила акредитацията на ЕЦБ?
След приключване на процеса на оценяване получавате писмо от ЕЦБ, с което Ви се предоставя акредитация. В писмото също така са посочени обхватът и датата, от която важи акредитацията.
В13. Кога получавам правата на достъп до банкнотния екстранет на ЕЦБ?
След като получите акредитацията си, трябва да поискате право на достъп до банкнотния екстранет на ЕЦБ за до три лица на раздел („Околна среда“, „Здравословни и безопасни условия на труд“ и „Качество“). ЕЦБ подлага на оценка исканията, преди да предостави права на достъп.
В14. Как да оттегля акредитацията си?
Ако искате да оттеглите акредитацията си, тя трябва да Ви бъде официално отнета от ЕЦБ. Докато сте акредитирани, сте длъжни да спазвате постоянните задължения на акредитираните производители. Притежаващият акредитация на ЕЦБ производител, който вече не желае да бъде обект на тези задължения, трябва да изпрати писмо до ЕЦБ, в което да посочи конкретно засегнатото място на производство. ЕЦБ разглежда искането и се свързва с Вас с обяснения за това какви допълнителни стъпки са необходими.
В15. Кога влиза в сила оттеглянето на моята акредитация?
За процеса на отнемане на акредитация може да е необходимо известно време, тъй като може да се наложи да бъдат изяснени някои дейности, свързани с евроматериали и защитени евроматериали, държани на акредитираното място. В повечето случаи трябва да предоставите на ЕЦБ списък на защитените евроматериали, с които разполагате, и ЕЦБ Ви дава указания да унищожите материалите или да ги прехвърлите на друго акредитирано място или на национална централна банка. Изискват се сертификати за унищожаване, документация за прехвърляне и/или проверки на място. След приключване на процеса получавате писмо, в което се посочва датата на влизане в сила на отнемането на акредитацията.
В16. Какво трябва да направя, ако има промяна в моите сертификати, напр. изтичане на срока или подновяване?
В съответствие с член 9 от Решение ЕЦБ/2020/24 имате задължение да уведомите ЕЦБ при промяна на сертификатите (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001). Ако сертификатът е изтекъл и сертифициращият орган Ви изпрати нов, изпратете електронно копие (за предпочитане в pdf формат) на QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Евентуално неизпращане се разглежда като неизпълнение.
В17. Има ли срок, в който изтича акредитацията ми? Трябва ли да се свържа с ЕЦБ, за да гарантирам, че акредитацията ми ще остане валидна?
Веднъж предоставени, акредитациите на ЕЦБ не „изтичат“. Това означава, че те остават валидни, докато не бъде взето решение за отнемане, както е посочено в член 18 от Решение ЕЦБ/2020/24. Не е необходимо да се свързвате с ЕЦБ, за да сте сигурни, че акредитацията Ви остава валидна.