Luvat eurosetelien ja niiden turvatekijöiden valmistukseen
Päivitetty 7.7.2023
Taustaa
Ennen kuin yritykset voivat osallistua eurosetelien tai niiden turvatekijöiden valmistamiseen, niillä on oltava EKP:n lupa. Lupamenettelyt perustuvat EKP:n päätöksiin EKP/2020/24 ja EKP/2022/35, eli vaikka tällä sivulla pyritään antamaan käytännön tietoa menettelyistä, viime kädessä akkreditointi perustuu lakitekstin muotoiluun. Sivulla puhutaan yleensä päätöksestä EKP/2020/24, mutta myös muutossäädökset on aina syytä tarkastaa.
Tiedot julkaistaan myös hyväksyttyjen setelivalmistajien käytössä olevalla sivustolla, ja ne pyritään pitämään ajan tasalla.
1. Missä voi tutustua voimassa olevaan lainsäädäntöön?
Päätökseen EKP/2020/24 on kirjattu yrityksille asetettavat vaatimukset, noudatettavat menettelyt ja tietoja hyvästä liiketoimintatavasta. Siitä käy myös ilmi, mitä setelivalmistajilta edellytetään, kun hyväksyntä on saatu. Hyväksyttyjen setelivalmistajien on noudatettava useita säädöksiä, joita ei voida antaa julkisuuteen. Niissä määritellään tarkemmat vaatimukset, joiden avulla varmistetaan setelituotannon ja setelien turvallisuus ja tasalaatuisuus sekä kiinnitetään huomiota ympäristövaikutukseen. Säädöksiin saa tutustua sen jälkeen, kun valmistaja on vahvistanut pitävänsä tiedot salassa ja tarvittaessa on tarkastettu, että tiedot voi antaa turvallisesti valmistajan käyttöön.
2. Mihin kaikkeen tarvitaan EKP:n hyväksyntä?
EKP:n on hyväksyttävä eurosetelien ja niiden turvatekijöiden valmistukseen osallistuvat yritykset. Valmistajille myönnetään lupa tuotantoon tietyssä paikassa.
Päätöksessä EKP/2020/24 hyväksyntää edellyttävää tuotantoa nimitetään (suojattavaan) euroseteliaineistoon kohdistuvaksi toiminnaksi, ja se määritellään tarkemmin artiklan 1 kohdissa 3–7. Etenkin väärennösten tunnistamisessa tarvittavat turvatekijät on tärkeää suojata hyvin.
3. Pitääkö EKP:n hyväksyntä saada jo ennen kilpailutuksiin osallistumista?
Eurosetelien ja niiden turvatekijöiden tuotantoon voivat osallistua vain hyväksytyt valmistajat. Tuotantoa koskeviin kilpailutuksiin ei siksi oteta mukaan kuin hyväksyttyjä valmistajia, joiden kanssa voidaan myös tehdä sopimus eurosetelien tai turvatekijöiden valmistuksesta.
Hyväksyntä itsessään ei kuitenkaan välttämättä johda sopimuksen tekemiseen.
4. Mitä setelivalmistajilta edellytetään sen jälkeen, kun hyväksyntä on saatu?
Tuotantoon osallistuvien yritysten on varmistettava omalta osaltaan eurosetelien ja niiden tuotannon turvallisuus ja tasalaatuisuus, kiinnitettävä huomiota ympäristövaikutukseen ja pidettävä muukin toimintansa lainsäädännön vaatimusten mukaisena. Kutakin valmistajaa koskevat tarkemmat vaatimukset voidaan selvittää, kun valmistaja on pyytänyt EKP:n hyväksyntää kirjallisesti ja toimittanut kaikki tarvittavat asiakirjat. Väärennösten tunnistamisessa tarvittavien turvatekijöiden valmistajien on noudatettava erityisen tiukkoja turvallisuusvaatimuksia.
5. Miten EKP:n hyväksyntää haetaan?
Lupahakemus on tehtävä kirjallisesti. Päätöksen EKP/2020/24 artiklan 5 kohdassa 2 luetellaan, mitä tietoja EKP:lle on toimitettava. Käytännön ohjeita saa sähköpostitse EKP:n seteliosastolta (QEHS.accreditation@ecb.europa.eu).
6. Miten EKP arvioi lupahakemukset?
Ensiksi tarkastetaan, sisältääkö hakemus päätöksen EKP/2020/24 artiklassa 5 luetellut tiedot. Jos hakemus on tehty muodollisesti oikein, EKP toimittaa valmistajalle tiedot tarkemmista vaatimuksista ja pyytää valmistajaa esittämään selvityksen, josta käy ilmi, miten vaatimuksia pystytään noudattamaan. Tarkempien vaatimusten avulla varmistetaan eurosetelien ja niiden tuotannon turvallisuus ja tasalaatuisuus ja otetaan huomioon ympäristövaikutus.
EKP tarkastaa, pystyykö valmistaja noudattamaan vaatimuksia. Ympäristövaikutus ja tuotannon turvallisuus arvioidaan valmistajan toimittamien tietojen pohjalta, sillä niihin vaikuttavat lähinnä valmistuspaikassa noudatettavat menettelyt ja käytössä olevat järjestelyt. Eurosetelien turvallisuus voidaan varmistaa vain tekemällä tarkastuksia paikan päällä. Valmistuspaikalla tarkastetaan myös, että tuotannon laatu on riittävän hyvä.
Arvioinnin perusteella päätetään, voiko valmistaja osallistua eurosetelien tuotantoon.
7. Miten EKP:hen saa yhteyden?
Setelituotantoon osallistumista koskevissa asioissa kannattaa ottaa yhteyttä seteliosastoon sähköpostitse osoitteella QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Osoitteeseen voi lähettää myös hakuasiakirjoja ja kysymyksiä alan asiantuntijoille.
8. Miten eri vaatimusten noudattamista arvioidaan?
EKP käy läpi valmistajan toimittamat asiakirjat ja tarkastaa, että valmistuspaikka vastaa vaatimuksia.
Päätöksessä EKP/2020/24 edellytettyjen asiakirjojen pohjalta arvioidaan, miten hyvin setelivalmistaja pystyy noudattamaan useimpia tarkempia vaatimuksia.
Valmistajien on pystyttävä todistamaan noudattavansa kansainvälisiä standardeja ja eettisiä vaatimuksia, ja lisäksi arvioinnin pohjana käytetään esimerkiksi tarkastusten yhteydessä täytettäviä lomakkeita, laatusuunnitelmia, englanninkielisiä raportteja tuotannon turvallisuudesta sekä EKP:n laatimaa ympäristövaikutukseen liittyvää kyselyä.
Valmistuspaikka tarkastetaan erikseen, jotta turvallisuus- ja tasalaatuisuusvaatimusten täyttymistä pystytään arvioimaan käytännössä. Tarkastus tehdään kahdessa osassa, sillä turvallisuuskysymyksistä ja laadunvarmistuksesta vastaavat eurojärjestelmässä erilliset asiantuntijaryhmät. Pandemian yhteydessä tarkastuksia ei matkustusrajoitusten vuoksi pystytty tekemään paikan päällä. joten EKP:llä on käytettävissään erikoistilanteita varten myös videokonferenssimahdollisuus, ja laatuun ja turvallisuuteen liittyviä asiakirjoja voidaan toimittaa tarkastettavaksi suojatussa järjestelmässä.
9. Miten usein tarkastuksia tehdään valmistuspaikoilla?
Eurojärjestelmä jakaa valmistajat ryhmiin sen mukaan, miten salaista materiaalia valmistuspaikoilla käsitellään. Väärennösten tunnistamisessa tarvittavia turvatekijöitä valmistavissa yrityksissä tehdään turvatarkastuksia yleensä kerran vuodessa. Laatu tarkastetaan kahden vuoden välein.
Tarkastuksista ei välttämättä ilmoiteta erikseen, mutta käytännön syistä esimerkiksi hakumenettelyn yhteydessä ajat sovitaan etukäteen. Useimmiten myös laaduntarkastuksista ilmoitetaan, ja jos turvallisuutta arvioidaan puhtaasti yrityksen toimittamien tietojen pohjalta, siitä kerrotaan yrityksille. Paikan päällä tehtävistä turvatarkastuksista sen sijaan ei yleensä anneta ennakkovaroitusta.
Tarkastusryhmä on yleensä 2–4-henkinen, ja siinä on mukana asiantuntijoita niin EKP:stä kuin muistakin eurojärjestelmän keskuspankeista. Ennen tarkastuksia yrityksille lähetetään kyselylomakkeet, joilla pyritään kokoamaan tarkastusten pohjaksi mahdollisimman yksityiskohtaista tietoa järjestelyistä.
10. Tehdäänkö tarkastukset eurosetelituotannon aikana?
Laaduntarkastukset on tarkoitus tehdä hyväksyttyjen valmistajien tiloissa silloin, kun euroseteleitä tai niiden turvatekijöitä valmistetaan käytännössä. Jotta tarkastusryhmät voivat valita sopivan ajankohdan, niiden on tiedettävä, mitä valmistuspaikoilla milloinkin tapahtuu. Tavoitteena on pystyä tarkastamaan mahdollisimman monta tuotantovaihetta samalla kertaa.
Tuotantoaikataulut pyydetään pitämään ajan tasalla, sillä myös turvatarkastukset pitää pystyä ajoittamaan niin, että tuotanto on käynnissä.
11. Miten toimitaan, jos tarkastuksissa havaitaan ongelmia?
Tarkastusryhmä kertoo heti tarkastuksen päätteeksi valmistajille, mihin tuloksiin se on päätynyt ja minkä vaatimusten noudattamisessa vaikuttaa olevan ongelmia. Jonkin ajan kuluttua valmistajalle toimitetaan alustava tarkastusraportti (ks. päätöksen EKP/2020/24 artikla 13), jossa käydään läpi havaitut puutteet, ja valmistajilla on 15 (työ)päivää aikaa laatia kirjallinen vastaus ja hahmotella, miten puutteet pystytään korjaamaan. Mukana tulisi olla selkeä aikataulu ja mahdollisesti jo luonnosteltuja uusia menettelykuvauksia. Tarkastusraportissa otetaan vastaus huomioon, ja siinä myös arvioidaan ehdotusten perusteella, miten hyvin puutteet on mahdollista korjata. Arviointi voi perustua puhtaasti yrityksen toimittamiin tietoihin, tai yrityksen tiloissa voidaan tehdä uusi tarkastus. Puutteiden korjautuminen voidaan arvioida myös vasta seuraavan tavanomaisen tarkastuksen yhteydessä.
12. Missä vaiheessa yrityksestä tulee hyväksytty setelivalmistaja?
Jos valmistajalle myönnetään lupa osallistua setelituotantoon, EKP vahvistaa hyväksynnän kirjeitse hakumenettelyn päätteeksi. Kirjeestä käy ilmi, mistä päivästä alkaen yritystä pidetään hyväksyttynä setelivalmistajana.
13. Miten hyväksyttyjen setelivalmistajien käytössä olevaa sivustoa pääsee käyttämään?
Hyväksynnän jälkeen yritys voi pyytää EKP:ltä käyttöoikeuksia turvallisuudesta, laadusta ja ympäristövaikutuksesta huolehtiville työntekijöille. Kultakin alalta voi ehdottaa kolmea käyttäjää EKP:n harkittaviksi.
14. Voiko yritys pyytää hyväksynnän perumista?
EKP voi pyynnöstä peruuttaa valmistajan hyväksynnän. Hyväksyttyjen setelivalmistajien on noudatettava monenlaisia vaatimuksia, vaikka ne eivät aktiivisesti osallistuisi setelituotantoon. Yritys voi ilmoittaa kirjeitse EKP:lle, ettei se halua enää olla mukana EKP:n akkreditointirekisterissä. EKP antaa kirjeen saatuaan lisäohjeita.
15. Mitä tapahtuu, kun hyväksyntä perutaan?
Eurosetelituotantoon liittyvän toiminnan jäljet on poistettava valmistuspaikasta, joten luvan peruminen voi kestää jonkin aikaa. Yleensä yritys toimittaa EKP:lle luettelon hallussaan olevista eurosetelivalmistukseen liittyvistä materiaaleista ja tiedoista, jotka on tuhottava tai siirrettävä johonkin eurojärjestelmän keskuspankkiin tai toiselle hyväksytylle valmistuspaikalle. Tietojen tuhoamisesta tai siirtämisestä tarvitaan tositteet, ja EKP voi tarkastaa tilanteen vielä paikan päällä. Kun EKP on varmistunut siitä, että yrityksessä ei enää ole salassa pidettävää materiaalia, yritykselle vahvistetaan kirjeitse, mistä päivästä alkaen sitä ei enää pidetä hyväksyttynä setelivalmistajana.
16. Miten EKP:lle ilmoitetaan muutoksista standardien noudattamiseen liittyvissä todistuksissa?
Päätöksen EKP/2020/24 artiklassa 9 todetaan, että todistusten uusimisesta tai muuttamisesta tulee ilmoittaa EKP:lle kirjallisesti. EKP:llä pitää aina olla voimassa oleva vahvistus kansainvälisten standardien noudattamisesta. Uudet asiakirjat pyydetään toimittamaan sähköpostitse (mieluiten pdf-tiedostona) osoitteeseen QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Muussa tapauksessa vaatimuksia ei voida katsoa noudatettavan.
17. Voiko EKP:n myöntämä hyväksyntä vanheta? Pitääkö yritysten muistuttaa EKP:tä säännöllisesti lupien uusimisesta?
Hyväksyntä pysyy automaattisesti voimassa, kunnes se perutaan (ks. päätöksen EKP/2020/24 artikla 18). Yrityksellä on lupa osallistua setelivalmistusta koskeviin kilpailutuksiin, kun se on kerran myönnetty.