Gyakori kérdések az euro alkotóelemei és biztonságos kezelést igénylő alkotóelemei gyártóinak akkreditációs eljárásáról
Utolsó frissítés: 2023. július 7.
Bevezetés
Ezek a gyakori kérdések az euro alkotóelemeinek és biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeinek gyártóira vonatkozó akkreditációs eljárásokat ismertetik. A kérdések és válaszok az EKB/2022/35 határozattal módosított EKB/2020/24 határozat gyakorlati vonatkozásaival kapcsolatosak. A jelen gyakori kérdések és az EKB határozata közötti eltérés esetén a jogi aktus az irányadó. A dokumentumban szereplő, az EKB/2020/24 határozatra való minden további hivatkozás a határozat módosításaira is kiterjed.
Ezeket a gyakori kérdéseket az EKB bankjegyekről szóló extranetes oldalán is közzétesszük az összes akkreditált gyártó számára, és rendszeresen aktualizáljuk őket.
1. kérdés: Az akkreditációra vonatkozó milyen jogi instrumentumok vannak érvényben?
Az EKB/2020/24 határozat meghatározza az általános akkreditációs követelményeket, az etikus üzleti magatartásra vonatkozó követelményeket, az akkreditációs eljárást, valamint azokat a folyamatos kötelezettségeket, amelyeket a gyártóknak az akkreditáció után teljesíteniük kell. További, nem nyilvános határozatok írják elő a tételes követelményeket, amelyek a biztonsággal, minőséggel, környezetvédelmi, valamint egészségügyi és munkavédelmi szempontokkal kapcsolatos, részletes műszaki követelményeket jelentenek. Ezeket megosztjuk azokkal a gyártókkal, amelyek akkreditációt kértek, miután aláírtak egy kötelező erejű nyilatkozatot a tartalom bizalmas kezeléséről, és adott esetben azután, hogy sikeresen lezajlott az első biztonsági ellenőrzésük.
2. kérdés: Mely gyártóknak kell kérelmezniük az EKB akkreditációját?
Az euro alkotóelemeivel vagy az euro biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeivel kapcsolatos tevékenységet végezni kívánó gyártóknak EKB-akkreditációt kell szerezniük. Az akkreditációt olyan meghatározott gyártási helyszínre adjuk meg, ahol a gyártó az akkreditációjában megjelölt, az euro alkotóelemeivel vagy biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeivel kapcsolatos tevékenységet végezhet.
Az euro alkotóelemeivel és az euro biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeivel kapcsolatos tevékenységeket az EKB/2020/24 határozat 1. cikkének 3–7. pontja határozza meg. Az euro biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeire a tételes biztonsági követelmények vonatkoznak.
3. kérdés: Előfeltétele-e az akkreditáció az euro alkotóelemeivel vagy biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeivel kapcsolatos tevékenységekre vonatkozó közbeszerzésben való részvételnek?
Az akkreditáció az euro alkotóelemeivel vagy az euro biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeivel kapcsolatos tevékenység végzésének előfeltétele. Az euro alkotóelemeivel vagy biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeivel kapcsolatos tevékenységre kiírt pályázaton csak azok a gyártók vehetnek részt és köthetnek ilyen tárgyú szerződést, amelyek akkreditációt kaptak.
Az akkreditáció azonban nem vonja maga után szerződés odaítélését.
4. kérdés: Milyen tételes követelmények vonatkoznak rám mint akkreditált gyártóra?
Az euro alkotóelemei vagy biztonságos kezelést igénylő alkotóelemei előállítóinak meg kell felelniük az euro alkotóelemeivel, illetve biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeivel kapcsolatos tevékenység végzéséhez szükséges valamennyi releváns tételes követelménynek, amelyek biztonsági, minőségi, környezetvédelmi, egészségügyi és munkavédelmi szempontokra terjednek ki. Az akkreditáció iránti írásbeli kérelem és az előírt dokumentáció kézhezvétele után az EKB tájékoztathatja az érintetteket az adott esetre vonatkozó valamennyi tételes követelményről. Noha az euro alkotóelemeinek minden gyártója köteles betartani bizonyos minőségi, környezetvédelmi, egészségügyi és munkavédelmi, valamint etikai és általános biztonsági követelményeket, azoknak a gyártóknak, amelyek az euro biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeinek az EKB által vezetett jegyzékében szerepelnek, konkrét biztonsági követelményeknek kell megfelelniük.
5. kérdés: Hogyan kérhetek akkreditációt, ha még semmilyen típusúval sem rendelkezem?
Az akkreditációs eljárás megindítására irányuló kérelmet (eljárásindítási kérelem) az EKB/2020/24 határozat 5. cikkének megfelelően írásban kell benyújtani az EKB-hoz. A kérelemnek az 5. cikk (2) bekezdésében felsorolt valamennyi tételt tartalmaznia kell. Az EKB Bankjegy Igazgatóságától útmutatást kérhet az eljárás menetéről. Ennek igénybevételéhez szíveskedjék e-mailt írni a QEHS.accreditation@ecb.europa.eu címre.
6. kérdés: Hogy zajlik a tényleges akkreditációs folyamat?
Az EKB először az EKB/2020/24 határozat 5. cikkében felsorolt összes formai szempontból értékeli az akkreditáció iránti eljárásindítási kérelmet. Amennyiben ezeknek megfelel, az EKB az akkreditációs követelmények részeként átadja a kérelmező gyártónak a releváns (biztonsági, minőségi, környezetvédelmi, egészségügyi és munkavédelmi szempontokra vonatkozó) tételes követelményeket tartalmazó dokumentációt, valamint azt az iratanyagot, amelyben a kérelmező gyártónak jeleznie kell az EKB felé, hogy intézkedései hogyan felelnének meg a tételes követelményeknek.
Az EKB helyszíni, illetve távoli ellenőrzéseket végez annak megállapítására, hogy a gyártó megfelel-e a rá vonatkozó tételes követelményeknek. A telephelyen kívül a gyártó által rendelkezésre bocsátott dokumentáció alapján értékeli az egészség-, munka- és környezetvédelmi előírásoknak való megfelelést. Így az EKB fel tudja mérni, hogy a gyártási helyszín infrastruktúrája és az ott alkalmazott eljárások megfelelnek-e a vonatkozó követelményeknek. A helyszíni ellenőrzésekkel a biztonsági és minőségi követelményeknek való megfelelést értékeli a gyártás helyszínén.
Amennyiben az értékelés összességében pozitív eredménnyel zárul, a gyártó megkapja az akkreditációt.
7. kérdés: Van-e központi kapcsolattartó pont akkreditációs ügyekben?
Igen, az akkreditációval kapcsolatos minden kérdés vagy dokumentum a QEHS.accreditation@ecb.europa.eu e-mail-címre küldhető. Ez a cím az EKB konkrét ügyekért felelős szakértőivel való kapcsolatfelvételre is használható.
8. kérdés: Hogyan értékeli az EKB a releváns követelmények teljesítését?
Helyszíni, illetve távoli ellenőrzésekkel.
Utóbbiak elsősorban a gyártó által az EKB/2020/24 határozatnak megfelelően benyújtott dokumentumokkal vagy a gyártó megfelelésének értékelésére vonatkozó tételes követelményekkel kapcsolatosak.
Ilyen dokumentumok például a vonatkozó ISO-tanúsítványok, az etikai követelményeknek való megfelelésről szóló, független ellenőri nyilatkozat, az ellenőrzés előtti kérdőívek, az egyéni minőségbiztosítási tervek, a környezet-, egészség- és munkavédelmi irányítási rendszerek teljesítményéről szóló éves jelentések angol nyelven, valamint az EKB környezetvédelmi kérdőíve.
A helyszíni ellenőrzésekkel az EKB a biztonsági és minőségi követelményeknek való megfelelést értékeli a gyártás helyszínén. Mivel ezekkel a szakterületekkel az eurorendszeren belül különböző csoportok foglalkoznak, két külön típusú ellenőrzést végzünk: az egyiket a biztonsággal, a másikat pedig a minőséggel kapcsolatban. Amennyiben nem nyílik lehetőség helyszíni ellenőrzésre, például olyankor, amikor az utazást vírusjárvány miatt korlátozzák, az EKB távoli ellenőrzést végez helyette, videokonferencia és biztonságos platformon keresztül végzett dokumentumcsere formájában.
9. kérdés: Hogyan tervezik és szervezik meg a helyszíni ellenőrzéseket, és milyen gyakran vetnek alá ilyen ellenőrzésnek?
Minden akkreditált gyártót az eurorendszer által meghatározott prioritási lista szerint ellenőrzünk. Az euro biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeivel kapcsolatos tevékenységet végző gyártókat jellemzően évente egyszer vetjük alá biztonsági ellenőrzésnek, az euro alkotóelemeit előállítók pedig kétévente számíthatnak minőség-ellenőrzésre.
Az ellenőrzések bejelentéssel vagy bejelentés nélkül is végezhetők. Az akkreditáció iránti kérelmet követő ellenőrzéseket gyakorlati okokból természetesen bejelentjük. Ugyanez vonatkozik a rendszeres minőség-ellenőrzésekre és a távoli biztonsági ellenőrzésekre is. A rendszeres helyszíni biztonsági ellenőrzések általában bejelentés nélkül történnek.
Az ellenőrzéseket az EKB-nak és az eurorendszer nemzeti központi bankjainak közös ellenőrző csoportjai végzik, amelyek jellemzően kettő–négy ellenőrből állnak. Az ellenőrzésre való felkészüléshez az EKB által megadott kérdőíveket kell kitölteni, méghozzá a lehető legrészletesebben.
10. kérdés: Folyamatban kell-e lennie a gyártásnak a helyszíni minőség-ellenőrzés során?
Az akkreditációval rendelkező gyártók esetében a helyszíni minőség-ellenőrzést az euro alkotóelemeinek vagy biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeinek tényleges előállítása során kell elvégezni. A minőség-ellenőrzés optimális időzítése érdekében szíveskedjék közvetlenül kapcsolatba lépni az ellenőrző csoporttal, és a lehető legtöbb információt megadni arról, hogy az előállítás melyik lépése zajlik az adott héten. Ideális esetben az ellenőrzés során a lehető legtöbb gyártási lépésnek kell folyamatban lennie.
Az – előzetes bejelentés nélkül is végezhető – helyszíni biztonsági ellenőrzésekhez a gyártókat rendszeresen felkérjük, hogy nyújtsák be az euro előállítási rendjét az EKB-nak.
11. kérdés: Mi történik, ha az ellenőrző csoport az EKB követelményeinek (potenciális) be nem tartását állapítja meg?
Az ellenőrzés végén az ellenőrző csoport szóbeli összefoglalót ad az ellenőrzésről, beleértve az esetleges meg nem felelés megállapítását is. Ezt követően a gyártó megkapja az EKB/2020/24 határozat 13. cikke szerinti, szabálytalanságot dokumentáló előzetes ellenőrzési jelentést. Ettől kezdve 15 munkanap áll rendelkezésére, hogy írásban válaszoljon a szabálytalanságról szóló megállapításokra (ha van ilyen). A válaszban a lehető legtöbb információt kell megadnia, beleértve a szabálytalanság orvoslásának konkrét részleteit és időkeretét, valamint a vonatkozó bizonyítékokat, például a módosított eljárásokat is. Ezt követően az ellenőrzési jelentést a visszajelzéseivel és a következtetéseinkkel aktualizáljuk. Utóbbiak jelzik, hogy a javasolt korrekciós intézkedés kielégítő-e az ellenőrző csoport számára. A korrekciós intézkedés dokumentált bizonyítékok benyújtásával, a következő ütemezett ellenőrzés vagy további helyszíni ellenőrzés során ellenőrizhető.
12. kérdés: Mikor lép hatályba az EKB akkreditációja?
Az értékelési folyamat lezárultával az EKB levélben tájékoztatja az akkreditáció megadásáról. Ez a levél tartalmazza az akkreditáció hatályát és alkalmazhatóságának időpontját is.
13. kérdés: Mikor kapok hozzáférési jogosultságot az EKB bankjegyekre vonatkozó extranetes oldalához?
Miután megkapta az akkreditációt, szekciónként (környezetvédelem, egészség- és munkavédelem, minőség) legfeljebb három főre hozzáférési jogosultságot kell kérnie az EKB bankjegyekről szóló extranetes oldalához. Az EKB a kérelmek elbírálása után dönt a hozzáférési jogosultság megadásáról.
14. kérdés: Hogyan vonhatom vissza az akkreditációmat?
Ha vissza kívánja vonni az akkreditációját, azt az EKB-nak kell hivatalosan visszavonnia. Ameddig továbbra is akkreditált, köteles eleget tenni az akkreditált gyártókra vonatkozó folyamatos kötelezettségeknek. Az EKB akkreditációjával rendelkező azon gyártónak, amely már nem kívánja teljesíteni a szóban forgó kötelezettségeket, levélben kell tájékoztatnia erről az EKB-t, megjelölve az érintett gyártási helyszínt. Az EKB elbírálja a kérelmet, és felveszi a kapcsolatot a gyártóval, hogy tájékoztassa a további szükséges lépésekről.
15. kérdés: Mikor lép hatályba az akkreditációm visszavonása?
Az akkreditáció visszavonásának folyamata időbe telhet, mivel előfordulhat, hogy az euro akkreditált helyszínen tartott alkotóelemeivel és biztonságos kezelést igénylő alkotóelemeivel kapcsolatos egyes tevékenységeket pontosítani kell. A legtöbb esetben az EKB rendelkezésére kell bocsátani az euro biztonságos kezelést igénylő azon alkotóelemeinek listáját, amelyek a gyártó birtokában vannak, az EKB pedig arra utasítja a gyártót, hogy semmisítse meg az elemeket, vagy juttassa el őket másik akkreditált helyszínre vagy egy nemzeti központi bankba. Ennek során megsemmisítési igazolás, átadási dokumentáció, illetve helyszíni ellenőrzés szükséges. A folyamat lezárultát követően levélben tájékoztatjuk az akkreditáció-visszavonás alkalmazhatóságának időpontjáról.
16. kérdés: Mi a teendő, ha módosulnak a tanúsítványaim, például lejárat vagy megújítás miatt?
Az EKB/2020/24 határozat 9. cikke értelmében köteles tájékoztatni az EKB-t a tanúsítványok (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) módosításáról. Ha a tanúsítvány lejárt, és a minősítő hatóság új tanúsítványt küld Önnek, kérjük, küldjön róla elektronikus másolatot (lehetőleg pdf formátumban) a QEHS.accreditation@ecb.europa.eu címre. Ennek elmulasztását szabálytalanságként kezeljük.
17. kérdés: Lejárhat-e az akkreditációm? Fel kell-e vennem a kapcsolatot az EKB-val azért, hogy az akkreditációm továbbra is érvényes legyen?
Az EKB akkreditációja a megadását követően nem „jár le”, azaz mindaddig érvényben marad, amíg az EKB/2020/24 határozat 18. cikkében meghatározott, visszavonásról szóló határozat nem születik. Nem kell az EKB-hoz fordulnia azért, hogy az akkreditáció továbbra is érvényes legyen.