Απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τις διαδικασίες πιστοποίησης των φορέων παραγωγής στοιχείων του ευρώ και στοιχείων ασφαλείας του ευρώ
Τελευταία ενημέρωση: 7 Ιουλίου 2023
Εισαγωγή
Στις απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις επεξηγούνται οι διαδικασίες πιστοποίησης των φορέων παραγωγής στοιχείων ασφαλείας του ευρώ και στοιχείων του ευρώ. Οι ερωτήσεις και οι απαντήσεις αφορούν πρακτικές πτυχές της απόφασης ΕΚΤ/2020/24, όπως τροποποιήθηκε με την απόφαση ΕΚΤ/2022/35. Σε περίπτωση διαφοράς μεταξύ αυτών των απαντήσεων και της απόφασης της ΕΚΤ, υπερισχύει η νομική πράξη. Κάθε περαιτέρω αναφορά στην απόφαση ΕΚΤ/2020/24 στο παρόν έγγραφο περιλαμβάνει τυχόν τροποποιήσεις της εν λόγω απόφασης.
Οι παρούσες απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις δημοσιεύονται επίσης για όλους τους πιστοποιημένους φορείς παραγωγής στον εξωτερικό δικτυακό τόπο (extranet) της ΕΚΤ για τα τραπεζογραμμάτια και επικαιροποιούνται τακτικά.
Ερώτηση 1. Ποιες είναι οι νομικές πράξεις που εφαρμόζονται σχετικά με την πιστοποίηση;
Η απόφαση ΕΚΤ/2020/24 καθορίζει τις γενικές απαιτήσεις πιστοποίησης, τις προϋποθέσεις δεοντολογικής συμπεριφοράς, τη διαδικασία πιστοποίησης και τις διαρκείς υποχρεώσεις με τις οποίες πρέπει να συμμορφώνονται οι φορείς παραγωγής μόλις πιστοποιηθούν. Υπάρχουν και άλλες μη δημόσιες αποφάσεις που καθορίζουν τις ουσιαστικές απαιτήσεις. Οι ουσιαστικές απαιτήσεις περιλαμβάνουν λεπτομερείς τεχνικές απαιτήσεις σχετικά με την ασφάλεια, την ποιότητα, το περιβάλλον, καθώς και την υγεία και την προστασία. Οι εν λόγω απαιτήσεις κοινοποιούνται στους φορείς παραγωγής που έχουν ζητήσει πιστοποίηση, αφού υπογράψουν δεσμευτική δήλωση περί εμπιστευτικότητας του περιεχομένου και, κατά περίπτωση, μετά την επιτυχή διεξαγωγή της αρχικής επιθεώρησης ασφαλείας.
Ερώτηση 2. Για ποιους φορείς παραγωγής απαιτείται πιστοποίηση της ΕΚΤ;
Οι φορείς παραγωγής που επιθυμούν να ασκήσουν δραστηριότητα στοιχείου του ευρώ ή δραστηριότητα στοιχείου ασφαλείας του ευρώ πρέπει να έχουν λάβει πιστοποίηση από την ΕΚΤ. Η πιστοποίηση χορηγείται σε συγκεκριμένη μονάδα παραγωγής και επιτρέπει σε ορισμένο φορέα παραγωγής να ασκεί τη δραστηριότητα στοιχείου του ευρώ ή τη δραστηριότητα στοιχείου ασφαλείας του ευρώ που αναφέρεται στην πιστοποίησή του.
Οι δραστηριότητες στοιχείων του ευρώ και οι δραστηριότητες στοιχείων ασφαλείας του ευρώ ορίζονται στο άρθρο 1 (παράγραφοι 3-7) της απόφασης ΕΚΤ/2020/24. Για τα στοιχεία ασφαλείας του ευρώ ισχύουν οι ουσιαστικές προδιαγραφές ασφαλείας.
Ερώτηση 3. Αποτελεί η πιστοποίηση προϋπόθεση για τη συμμετοχή σε διαγωνισμούς προμηθειών στο πλαίσιο δραστηριότητας στοιχείου του ευρώ ή δραστηριότητας στοιχείου ασφαλείας του ευρώ;
Η πιστοποίηση αποτελεί προϋπόθεση για την άσκηση δραστηριότητας στοιχείου του ευρώ ή δραστηριότητας στοιχείου ασφαλείας του ευρώ. Εάν ορισμένη δραστηριότητα στοιχείου του ευρώ ή δραστηριότητα στοιχείου ασφαλείας του ευρώ δημοπρατείται, μόνο πιστοποιημένοι φορείς παραγωγής μπορούν να συμμετέχουν σε διαγωνισμούς προμηθειών και να συνάπτουν συμβάσεις.
Ωστόσο, η πιστοποίηση δεν συνεπάγεται ανάθεση σύμβασης.
Ερώτηση 4. Ποιες ουσιαστικές προδιαγραφές ισχύουν για εμένα ως πιστοποιημένο φορέα παραγωγής;
Εάν παράγετε στοιχεία του ευρώ ή στοιχεία ασφαλείας του ευρώ, πρέπει να συμμορφώνεστε με όλες τις σχετικές ουσιαστικές προδιαγραφές για την άσκηση δραστηριότητας στοιχείου ασφαλείας του ευρώ ή/και δραστηριότητας στοιχείου του ευρώ. Οι απαιτήσεις αφορούν, μεταξύ άλλων, την ασφάλεια, την ποιότητα, το περιβάλλον, την υγεία και την προστασία. Μόλις λάβει το γραπτό αίτημα πιστοποίησης μαζί με τα απαιτούμενα έγγραφα, η ΕΚΤ θα είναι σε θέση να σας ενημερώσει για όλες τις ουσιαστικές προδιαγραφές που ισχύουν στην περίπτωσή σας. Ενώ όλοι οι φορείς παραγωγής στοιχείων του ευρώ υποχρεούνται να τηρούν ορισμένες προδιαγραφές όσον αφορά την ποιότητα, το περιβάλλον, την υγεία και την προστασία, καθώς και προδιαγραφές δεοντολογίας και γενικές προδιαγραφές ασφαλείας, οι φορείς παραγωγής στοιχείων ασφαλείας του ευρώ που περιλαμβάνονται στον κατάλογο που τηρεί η ΕΚΤ οφείλουν να συμμορφώνονται με συγκεκριμένες προδιαγραφές ασφαλείας.
Ερώτηση 5. Πώς υποβάλλω αίτημα πιστοποίησης εάν δεν έχω κάποιο είδος πιστοποίησης;
Τα αιτήματα για την έναρξη της διαδικασίας πιστοποίησης (αίτημα έναρξης διαδικασίας) πρέπει να υποβάλλονται εγγράφως στην ΕΚΤ σύμφωνα με το άρθρο 5 της απόφασης ΕΚΤ/2020/24. Το αίτημα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που παρατίθενται στην παράγραφο 2 του άρθρου 5. Η Διεύθυνση Τραπεζογραμματίων της ΕΚΤ μπορεί να σας καθοδηγήσει σε αυτή τη διαδικασία. Για τον σκοπό αυτό, μπορείτε να στείλετε μήνυμα στη διεύθυνση QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
Ερώτηση 6. Τι περιλαμβάνει στην πράξη η διαδικασία πιστοποίησης;
Η ΕΚΤ θα αξιολογεί κατ’ αρχάς το αίτημα για χορήγηση πιστοποίησης σε σχέση με όλα τα τυπικά ζητήματα που παρατίθενται στο άρθρο 5 της απόφασης ΕΚΤ/2020/24. Μόλις πληρωθούν όλες οι τυπικές πτυχές, η ΕΚΤ παρέχει στον αιτούντα φορέα παραγωγής στοιχεία τεκμηρίωσης σχετικά με τις σχετικές ουσιαστικές προδιαγραφές (που αφορούν την ασφάλεια, την ποιότητα, το περιβάλλον, την υγεία και την προστασία) στο πλαίσιο των προδιαγραφών πιστοποίησης, καθώς και τα στοιχεία τεκμηρίωσης με τα οποία ο αιτών φορέας παραγωγής θα υποδείξει στην ΕΚΤ τον τρόπο με τον οποίο οι ρυθμίσεις του συμμορφώνονται με τις ουσιαστικές προδιαγραφές.
Η ΕΚΤ θα διενεργεί επιτόπιες ή/και εξ αποστάσεως επιθεωρήσεις για να αξιολογεί τη συμμόρφωση του φορέα παραγωγής με τις σχετικές ουσιαστικές προδιαγραφές. Η συμμόρφωση με τις προδιαγραφές υγείας, προστασίας και περιβάλλοντος αξιολογείται εξ αποστάσεως, με βάση τα στοιχεία τεκμηρίωσης που παρέχει ο φορέας παραγωγής. Αυτό επιτρέπει στην ΕΚΤ να αξιολογεί κατά πόσον οι διαδικασίες και οι υποδομές στη μονάδα παραγωγής πληρούν τις σχετικές προδιαγραφές. Διενεργούνται επιτόπιες επιθεωρήσεις για την αξιολόγηση της συμμόρφωσης με τις προδιαγραφές ασφαλείας και ποιότητας στη μονάδα παραγωγής.
Εάν η συνολική αξιολόγηση είναι θετική, o φορέας παραγωγής λαμβάνει την πιστοποίηση.
Ερώτηση 7. Υπάρχει κεντρικό σημείο επικοινωνίας για θέματα πιστοποίησης;
Ναι, μπορείτε να υποβάλλετε τυχόν ερωτήσεις ή στοιχεία τεκμηρίωσης σχετικά με την πιστοποίηση στη διεύθυνση QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Η διεύθυνση αυτή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να επικοινωνείτε με εμπειρογνώμονες της ΕΚΤ αρμόδιους για συγκεκριμένα θέματα.
Ερώτηση 8. Πώς αξιολογεί η ΕΚΤ τη συμμόρφωση με τις σχετικές προδιαγραφές;
Η ΕΚΤ αξιολογεί τη συμμόρφωση διεξάγοντας επιτόπιες ή/και εξ αποστάσεως επιθεωρήσεις.
Οι εξ αποστάσεως επιθεωρήσεις αφορούν κυρίως τα στοιχεία τεκμηρίωσης που υποβάλλει ο φορέας παραγωγής σύμφωνα με την απόφαση ΕΚΤ/2020/24 ή τις ουσιαστικές προδιαγραφές για την αξιολόγηση της συμμόρφωσης του φορέα παραγωγής.
Παραδείγματα τέτοιων στοιχείων τεκμηρίωσης είναι τα σχετικά πιστοποιητικά ISO, η δήλωση ανεξάρτητου ελεγκτή σχετικά με τη συμμόρφωση με τις προδιαγραφές δεοντολογίας, τα ερωτηματολόγια πριν από την επιθεώρηση, τα επιμέρους σχέδια ποιότητας, οι ετήσιες εκθέσεις στα αγγλικά σχετικά με τις επιδόσεις των συστημάτων διαχείρισης που αφορούν το περιβάλλον, την υγεία και την προστασία, καθώς και το ερωτηματολόγιο της ΕΚΤ σχετικά με το περιβάλλον.
Διενεργούνται επιτόπιες επιθεωρήσεις για την αξιολόγηση της συμμόρφωσης με τις προδιαγραφές ασφαλείας και ποιότητας στη μονάδα παραγωγής. Καθώς η διαχείριση αυτών των ειδικοτήτων γίνεται από διαφορετικές ομάδες εντός του Ευρωσυστήματος, διενεργούνται δύο διακριτές επιθεωρήσεις, μία για την ασφάλεια και μία για την ποιότητα. Στις περιπτώσεις όπου δεν είναι εφικτή η επιτόπια επιθεώρηση, για παράδειγμα σε περιόδους περιορισμού των μετακινήσεων λόγω ιογενών πανδημιών, η ΕΚΤ θα διενεργεί την επιθεώρηση εξ αποστάσεως. Οι εξ αποστάσεως επιθεωρήσεις διενεργούνται μέσω βιντεοδιάσκεψης και ανταλλαγής στοιχείων τεκμηρίωσης μέσω ασφαλούς πλατφόρμας.
Ερώτηση 9. Πώς σχεδιάζονται και οργανώνονται οι επιτόπιες επιθεωρήσεις και πόσο συχνά θα υποβάλλομαι σε τέτοια επιθεώρηση;
Κάθε πιστοποιημένος φορέας παραγωγής επιθεωρείται σύμφωνα με κατάλογο προτεραιοτήτων, όπως αυτός ορίζεται από το Ευρωσύστημα. Κατά κανόνα, οι φορείς παραγωγής που ασκούν δραστηριότητα στοιχείου ασφαλείας του ευρώ θα υποβάλλονται σε επιθεώρηση ασφαλείας μία φορά το χρόνο, ενώ οι φορείς παραγωγής στοιχείου του ευρώ θα υποβάλλονται σε επιθεώρηση ποιότητας κάθε δύο χρόνια.
Οι επιθεωρήσεις διεξάγονται κατόπιν ή άνευ προαναγγελίας τους. Φυσικά, οι επιθεωρήσεις μετά από αίτημα πιστοποίησης θα διεξάγονται κατόπιν προαναγγελίας, για πρακτικούς λόγους. Το ίδιο ισχύει και για τις τακτικές επιθεωρήσεις ποιότητας και τις εξ αποστάσεως επιθεωρήσεις ασφαλείας. Οι τακτικές επιθεωρήσεις ασφαλείας, οι οποίες είναι επιτόπιες, διενεργούνται συνήθως άνευ προαναγγελίας.
Οι επιθεωρήσεις διενεργούνται από κοινές ομάδες επιθεώρησης της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος, οι οποίες αποτελούνται συνήθως από δύο έως τέσσερις επιθεωρητές. Πριν από την επιθεώρηση θα πρέπει να συμπληρώσετε ερωτηματολόγια που καθορίζει η ΕΚΤ. Τα ερωτηματολόγια αυτά θα πρέπει να συμπληρώνονται με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες.
Ερώτηση 10. Πρέπει να βρίσκομαι σε διαδικασία παραγωγής κατά τον χρόνο της επιτόπιας επιθεώρησης ποιότητας;
Όσον αφορά τους φορείς παραγωγής που διαθέτουν πιστοποίηση, η επιτόπια επιθεώρηση ποιότητας θα πρέπει να διενεργείται κατά την πραγματική παραγωγή στοιχείων του ευρώ ή στοιχείων ασφαλείας του ευρώ. Παρακαλείσθε να επικοινωνείτε απευθείας με την ομάδα επιθεώρησης και να παρέχετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα στάδια παραγωγής που θα εκτελούνται κάθε εβδομάδα, προκειμένου να βελτιστοποιείται το χρονοδιάγραμμα της επιθεώρησης ποιότητας. Ιδανικά, κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης θα πρέπει να εκτελούνται όσο το δυνατόν περισσότερα στάδια παραγωγής.
Όσον αφορά τις επιτόπιες επιθεωρήσεις ασφαλείας, οι οποίες μπορούν να διενεργούνται χωρίς προηγούμενη αναγγελία, ζητείται τακτικά από τους φορείς παραγωγής να υποβάλλουν στην ΕΚΤ τα προγράμματα παραγωγής στοιχείων του ευρώ.
Ερώτηση 11. Τι θα συμβεί αν η ομάδα επιθεώρησης εντοπίσει μια (δυνητική) μη συμμόρφωση με τις προδιαγραφές της ΕΚΤ;
Στο τέλος της επιθεώρησης, η ομάδα επιθεώρησης θα παρέχει περίληψη της επιθεώρησης προφορικά, συμπεριλαμβανομένου του προσδιορισμού πιθανών περιπτώσεων μη συμμόρφωσης. Στη συνέχεια θα λάβετε προκαταρκτική έκθεση επιθεώρησης στην οποία τεκμηριώνεται η μη συμμόρφωση σύμφωνα με το άρθρο 13 της απόφασης ΕΚΤ/2020/24. Από εκείνη τη στιγμή θα έχετε στη διάθεσή σας 15 εργάσιμες ημέρες για να υποβάλετε γραπτή απάντηση (αν υπάρχει) για τις διαπιστωθείσες περιπτώσεις μη συμμόρφωσης. Θα πρέπει να παράσχετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες στην απάντηση, συμπεριλαμβανομένων συγκεκριμένων λεπτομερειών και χρονοδιαγραμμάτων για την αποκατάσταση της μη συμμόρφωσης, μεταξύ άλλων τυχόν σχετικών αποδεικτικών στοιχείων, όπως επικαιροποιημένες διαδικασίες. Στη συνέχεια, η έκθεση επιθεώρησης θα επικαιροποιηθεί με τις παρατηρήσεις σας, καθώς και με συμπέρασμα σχετικά με το κατά πόσον τα προτεινόμενα διορθωτικά μέτρα κρίνονται ικανοποιητικά για την ομάδα επιθεώρησης. Η επαλήθευση των διορθωτικών μέτρων μπορεί να γίνει μέσω της υποβολής τεκμηριωμένων αποδεικτικών στοιχείων ή στη διάρκεια της επόμενης προγραμματισμένης επιθεώρησης ή με πρόσθετη επιτόπια επιθεώρηση.
Ερώτηση 12. Πότε αρχίζει να ισχύει η πιστοποίηση της ΕΚΤ;
Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης, θα λάβετε επιστολή από την ΕΚΤ η οποία σας χορηγεί πιστοποίηση. Η παρούσα επιστολή θα αναφέρει επίσης το πεδίο και την ημερομηνία εφαρμογής της πιστοποίησης.
Ερώτηση 13. Πότε θα αποκτήσω δικαιώματα πρόσβασης στον εξωτερικό δικτυακό τόπο (extranet) της ΕΚΤ για τα τραπεζογραμμάτια;
Μόλις λάβετε την πιστοποίηση σας, πρέπει να ζητήσετε δικαιώματα πρόσβασης στον εξωτερικό δικτυακό τόπο (extranet) της ΕΚΤ για τα τραπεζογραμμάτια το πολύ για τρία άτομα ανά ενότητα (περιβάλλον, υγεία και προστασία, και ποιότητα). Η ΕΚΤ θα αξιολογήσει τα αιτήματα προτού παραχωρήσει δικαιώματα πρόσβασης.
Ερώτηση 14. Πώς αποσύρω την πιστοποίησή μου;
Εάν θέλετε να αποσύρετε την πιστοποίησή σας, η ΕΚΤ πρέπει να την ανακαλέσει επισήμως. Για όσο διάστημα εξακολουθείτε να έχετε πιστοποίηση, απαιτείται να συμμορφώνεστε με τις διαρκείς υποχρεώσεις των πιστοποιημένων φορέων παραγωγής. Φορέας παραγωγής ο οποίος έχει πιστοποιηθεί από την ΕΚΤ και δεν επιθυμεί πλέον να υπόκειται στις εν λόγω υποχρεώσεις θα πρέπει να αποστείλει επιστολή στην ΕΚΤ, στην οποία θα αναφέρεται η συγκεκριμένη μονάδα παραγωγής. Η ΕΚΤ θα αξιολογήσει το αίτημα και θα επικοινωνήσει μαζί σας για να εξηγήσετε τυχόν περαιτέρω απαιτούμενες ενέργειες.
Ερώτηση 15. Πότε τίθεται σε ισχύ η ανάκληση της πιστοποίησής μου;
Η διαδικασία ανάκλησης της πιστοποίησης ενδέχεται να διαρκέσει κάποιο χρονικό διάστημα, καθώς ενδέχεται να χρειαστεί να αποσαφηνιστούν ορισμένες δραστηριότητες που αφορούν στοιχεία του ευρώ και στοιχεία ασφαλείας του ευρώ που τηρούνται στον πιστοποιημένο χώρο. Στις περισσότερες περιπτώσεις θα πρέπει να προσκομίσετε στην ΕΚΤ κατάλογο των στοιχείων ασφαλείας του ευρώ που έχετε στην κατοχή σας, η δε ΕΚΤ θα σας δώσει οδηγίες για να καταστρέψετε τα στοιχεία ή να τα μεταφέρετε σε άλλο πιστοποιημένο χώρο ή σε εθνική κεντρική τράπεζα. Θα χρειαστούν πιστοποιητικά καταστροφής, έγγραφα μεταφοράς ή/και επιτόπιες επισκέψεις επαλήθευσης. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα λάβετε επιστολή στην οποία θα αναφέρεται η ημερομηνία έναρξης ισχύος της ανάκλησης πιστοποίησης.
Ερώτηση 16. Τι πρέπει να κάνω σε περίπτωση μεταβολής των πιστοποιητικών μου, π.χ. λήξης ή ανανέωσης;
Είστε υποχρεωμένοι να ενημερώσετε την ΕΚΤ σε περίπτωση μεταβολής των πιστοποιητικών (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), σύμφωνα με το άρθρο 9 της απόφασης ΕΚΤ/2020/24. Εάν το πιστοποιητικό έχει λήξει και η αρχή πιστοποίησης σάς αποστείλει νέο πιστοποιητικό, μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικό αντίγραφο, κατά προτίμηση σε μορφή .pdf, στη διεύθυνση QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Εάν δεν το πράξετε, αυτό θα θεωρηθεί μη συμμόρφωση.
Ερώτηση 17. Η πιστοποίησή μου λήγει; Πρέπει να επικοινωνήσω με την ΕΚΤ προκειμένου να διασφαλίσω ότι η πιστοποίησή μου παραμένει έγκυρη;
Αφού χορηγηθούν, οι πιστοποιήσεις της ΕΚΤ δεν «λήγουν», δηλαδή παραμένουν σε ισχύ έως ότου εκδοθεί απόφαση ανάκλησης κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 18 της απόφασης ΕΚΤ/2020/24. Δεν χρειάζεται να επικοινωνήσετε με την ΕΚΤ για να διασφαλίσετε ότι η πιστοποίηση σας παραμένει σε ισχύ.