Preguntas frecuentes sobre los procedimientos de acreditación para fabricantes de elementos del euro y de elementos de seguridad del euro
Actualizado por última vez el 7 de julio de 2023
Introducción
En esta página se explican los procedimientos de acreditación para fabricantes de elementos del euro y de elementos de seguridad del euro mediante preguntas y respuestas relativas a aspectos prácticos de la Decisión BCE/2020/24 modificada por la Decisión BCE/2022/35. Prevalecerá la Decisión del BCE en caso de discrepancia con el presente documento. Toda referencia a la Decisión BCE/2020/24 incluye cualquier modificación de la misma.
Este documento está también a disposición de todos los fabricantes acreditados en la extranet de billetes del BCE y se actualiza periódicamente.
P1. ¿Cuáles son los instrumentos jurídicos en materia de acreditación en vigor?
La Decisión BCE/2020/24 define los requisitos generales de acreditación, los requisitos relativos a la conducta empresarial ética, el procedimiento de acreditación y las obligaciones que los fabricantes deben cumplir de manera continuada una vez acreditados. En otras decisiones no públicas se definen los requisitos sustantivos, que son requisitos técnicos detallados en materia de seguridad, calidad, medioambiente y salud y seguridad. Estos requisitos se comunican a los fabricantes que han solicitado acreditación una vez que han firmado una declaración vinculante por la que se comprometen a mantener la confidencialidad del contenido y, si procede, tras la realización de una inspección de seguridad inicial con resultados satisfactorios.
P2. ¿Qué fabricantes necesitan una acreditación del BCE?
Los fabricantes que deseen realizar una actividad relacionada con elementos del euro o una actividad relacionada con elementos de seguridad del euro deberán haber recibido una acreditación del BCE. La acreditación se concede para un lugar de fabricación específico en el que el fabricante está autorizado a llevar a cabo la actividad relacionada con elementos del euro o la actividad relacionada con elementos de seguridad del euro que se indica en su acreditación.
Las actividades relacionadas con elementos del euro y las actividades relacionadas con elementos de seguridad del euro se definen en el artículo 1, puntos 3 a 7, de la Decisión BCE/2020/24. En el caso de los elementos de seguridad del euro, son de aplicación los requisitos de seguridad sustantivos.
P3. ¿Es la acreditación un requisito previo para la participación en procedimientos de licitación para una actividad relacionada con elementos del euro o una actividad relacionada con elementos de seguridad del euro?
La acreditación es un requisito previo para la realización de una actividad relacionada con elementos del euro o una actividad relacionada con elementos de seguridad del euro. Si una actividad relacionada con elementos del euro o una actividad relacionada con elementos de seguridad del euro son objeto de una licitación, solo los fabricantes a los que se haya concedido una acreditación podrán participar en el procedimiento de licitación y suscribir contratos.
Sin embargo, la acreditación no lleva implícita la concesión de ningún contrato.
P4. ¿Qué requisitos sustantivos me son de aplicación en mi condición de fabricante acreditado?
Si fabrica elementos del euro o elementos de seguridad del euro, debe cumplir todos los requisitos sustantivos pertinentes para que se le autorice a llevar a cabo una actividad relacionada con dichos elementos. Los requisitos comprenden aspectos relativos a la seguridad, la calidad, el medioambiente y la salud y seguridad. Una vez reciba su solicitud por escrito de acreditación junto con la documentación requerida, el BCE podrá informarle de todos los requisitos sustantivos que le sean de aplicación. Aunque todos los fabricantes de elementos del euro están obligados a cumplir determinados requisitos de calidad, medioambiente y salud y seguridad, así como requisitos éticos y de seguridad general, los fabricantes de elementos de seguridad del euro incluidos en la lista que mantiene el BCE han de cumplir requisitos de seguridad específicos.
P5. ¿Cómo solicito la acreditación si no tengo ningún tipo de acreditación?
Las solicitudes para iniciar el procedimiento de acreditación (solicitud de iniciación) deben presentarse por escrito al BCE con arreglo al artículo 5 de la Decisión BCE/2020/24. La solicitud deberá incluir todos los elementos enumerados en el apartado 2 del artículo 5. La Dirección de Billetes del BCE puede orientarle durante este proceso. Para ello, envíe un correo electrónico a QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
P6. ¿En qué consiste el procedimiento de acreditación en la práctica?
En primer lugar, el BCE evaluará la solicitud de iniciación del procedimiento de acreditación teniendo en cuenta todos los aspectos formales enumerados en el artículo 5 de la Decisión BCE/2020/24. Una vez comprobado el cumplimiento de los aspectos formales, el BCE proporcionará al fabricante solicitante documentación relativa a los requisitos sustantivos pertinentes (en materia de seguridad, calidad, medioambiente y salud y seguridad) que forman parte de los requisitos de acreditación, así como documentación en la que el fabricante solicitante deberá indicar al BCE cómo cumplirán sus procedimientos los requisitos sustantivos.
El BCE realizará inspecciones in situ o a distancia para evaluar el cumplimiento de los requisitos sustantivos pertinentes por parte del fabricante. El cumplimiento de los requisitos de salud y seguridad y medioambientales se evaluará mediante una inspección a distancia de la documentación facilitada por el fabricante. Esto permitirá al BCE evaluar si los procedimientos y la infraestructura del lugar de fabricación cumplen los requisitos pertinentes. Se llevarán a cabo inspecciones in situ para evaluar el cumplimiento de los requisitos de seguridad y de calidad en el lugar de fabricación.
Si la evaluación global es favorable, se concederá la acreditación al fabricante.
P7. ¿Existe un punto de contacto centralizado para cuestiones de acreditación?
Si, todas las consultas o documentos relacionados con la acreditación pueden enviarse a QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Esta dirección de correo electrónico puede utilizarse para ponerse en contacto con los expertos del BCE responsables de cuestiones concretas.
P8. ¿Cómo evalúa el BCE el cumplimiento de los requisitos?
Evalúa el cumplimiento mediante inspecciones in situ o a distancia.
Las inspecciones a distancia se refieren principalmente a la documentación presentada por el fabricante con arreglo a lo previsto en la Decisión BCE/2020/24 o a los requisitos sustantivos para evaluar el cumplimiento por parte del fabricante.
Ejemplos de esa documentación son las certificaciones ISO pertinentes, la declaración del auditor independiente sobre el cumplimiento de los requisitos éticos, los cuestionarios previos a la inspección, los planes de calidad individuales, los informes anuales en inglés sobre el funcionamiento de los sistemas de gestión ambiental y de salud y seguridad, y el cuestionario medioambiental del BCE.
Se llevarán a cabo inspecciones in situ para evaluar el cumplimiento de los requisitos de seguridad y de calidad en el lugar de fabricación. Dado que la gestión de estas disciplinas está a cargo de equipos diferentes en el Eurosistema, se realizan dos tipos de inspección distintos, uno para la seguridad y otro para la calidad. Cuando no sea posible llevar a cabo inspecciones in situ, por ejemplo debido a restricciones de viaje relacionadas con una pandemia, el BCE realizará inspecciones a distancia. Las inspecciones a distancia se realizan por videoconferencia y mediante el intercambio de documentos a través de una plataforma segura.
P9. ¿Cómo se planifican y organizan las inspecciones in situ y con qué frecuencia seré objeto de una inspección de este tipo?
Todos los fabricantes acreditados son inspeccionados con arreglo al orden de prioridad que defina el Eurosistema. Por lo general, los fabricantes que realicen una actividad relacionada con elementos de seguridad del euro recibirán una inspección de seguridad cada año, mientras que los que fabriquen un elemento del euro recibirán una inspección de calidad cada dos años.
Las inspecciones pueden anunciarse o realizarse sin previo aviso. Lógicamente, las inspecciones que se realicen tras una solicitud de acreditación se anunciarán, por motivos prácticos. También se anunciarán las inspecciones periódicas de calidad y las inspecciones de seguridad a distancia. Las inspecciones periódicas de seguridad, que se llevan a cabo in situ, suelen realizarse sin previo aviso.
Las inspecciones las llevan a cabo equipos de inspección conjuntos del BCE y de los bancos centrales nacionales del Eurosistema, que suelen estar integrados por entre dos y cuatro inspectores. Para preparar la inspección tendrá que cumplimentar los cuestionarios que establezca el BCE, con el mayor grado de detalle posible.
P10. En el momento de la inspección de calidad in situ, ¿deben estar en marcha mis procesos de fabricación?
En el caso de los fabricantes ya acreditados, la inspección de calidad in situ debería realizarse durante la fabricación efectiva de elementos del euro o elementos de seguridad del euro. Le rogamos que se ponga en contacto con el equipo de inspección y facilite tanta información como sea posible sobre qué fase de producción tendrá lugar cada semana, con el fin de escoger el mejor momento para la inspección de calidad. Lo ideal sería que durante la inspección tuvieran lugar todas las fases de producción que sea posible.
En el caso de las inspecciones de seguridad in situ, que pueden realizarse sin previo aviso, normalmente se pide a los fabricantes que faciliten al BCE calendarios de fabricación del euro.
P11. ¿Qué ocurre si el equipo de inspección detecta un (posible) incumplimiento de los requisitos del BCE?
Al terminar una inspección, el equipo de inspección le resumirá verbalmente el resultado de la misma e identificará posibles casos de incumplimiento. Posteriormente recibirá un informe de inspección preliminar en el que se documentará cualquier incumplimiento según lo previsto en el artículo 13 de la Decisión BCE/2020/24. A partir de ese momento, dispondrá de quince días hábiles para remitir una respuesta por escrito (en su caso) sobre el incumplimiento o los incumplimientos detectados. En ella deberá facilitar tanta información como sea posible, proporcionando información detallada y los plazos para la subsanación de los incumplimientos, incluida cualquier prueba pertinente, como procedimientos actualizados. El informe de inspección se modificará a continuación para incluir su respuesta y una conclusión en la que se indicará si el equipo de inspección considera satisfactoria la medida correctora propuesta. La medida correctora podrá verificarse mediante la presentación de pruebas documentales, o en la siguiente inspección programada o en una inspección in situ adicional.
P12. ¿Cuándo será efectiva la acreditación del BCE?
Una vez finalizado el proceso de evaluación, recibirá una carta del BCE en la que se le concederá la acreditación. En la carta también se indicará el ámbito de la acreditación y la fecha en la que entrará en vigor.
P13. ¿Cuándo tendré derechos de acceso a la extranet de Billetes del BCE?
Cuando reciba su acreditación, tendrá que solicitar los derechos de acceso a la extranet de Billetes del BCE para un máximo de tres personas por sección (medio ambiente, salud y seguridad, y calidad). El BCE evaluará las solicitudes antes de conceder los derechos de acceso.
P14. ¿Cómo puedo renunciar a mi acreditación?
Si desea renunciar a su acreditación, el BCE deberá revocarla oficialmente. Mientras siga acreditado, tendrá que cumplir de forma continuada las obligaciones de los fabricantes acreditados. Si un fabricante que tenga acreditación del BCE no desea seguir sujeto a esas obligaciones, deberá enviar una carta al BCE indicando el lugar de fabricación específico de que se trate. El BCE evaluará la solicitud y se pondrá en contacto con el fabricante para explicarle los pasos a seguir.
P15. ¿Cuándo será efectiva la revocación de mi acreditación?
El proceso de revocación de una acreditación puede llevar algún tiempo, ya que es posible que haya que aclarar algunas actividades relacionadas con elementos del euro y elementos de seguridad del euro que se lleven a cabo en el lugar acreditado. En la mayoría de los casos, deberá facilitar al BCE una lista de los elementos de seguridad del euro que posea y el BCE le pedirá que destruya los elementos o los traslade a otro lugar acreditado o a un banco central nacional. Serán necesarios certificados de destrucción, documentación del traslado y/o visitas de verificación in situ. Cuando el proceso haya terminado, recibirá una carta en la que se indicará la fecha en que será efectiva la revocación de la acreditación.
P16. ¿Qué tengo que hacer si hay un cambio en mis certificaciones, por ejemplo, si caducan o se renuevan?
Está obligado a informar al BCE de cualquier modificación de las certificaciones (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), como establece el artículo 9 de la Decisión BCE/2020/24. Si la certificación ISO ha caducado y la autoridad certificadora le envía una nueva certificación, le rogamos que remita una copia electrónica, preferiblemente en formato pdf, a QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. No enviar esa copia se considerará un incumplimiento.
P17. ¿Caduca mi acreditación? ¿Tengo que ponerme en contacto con el BCE para asegurarme de que sigue siendo válida?
Una vez concedidas, las acreditaciones del BCE no «caducan», es decir, siguen siendo válidas hasta que se adopta una decisión de revocación según lo previsto en el artículo 18 de la Decisión BCE/2020/24. No es necesario que se ponga en contacto con el BCE para confirmar que su acreditación sigue siendo válida.