Bieži uzdotie jautājumi par akreditācijas procedūrām euro materiālu un aizsargāto euro materiālu ražotājiem
Aktualizēts 07.07.2023.
Ievads
Atbildēs uz bieži uzdotajiem jautājumiem skaidrotas akreditācijas procedūras aizsargāto euro materiālu un euro materiālu ražotājiem. Jautājumi un atbildes attiecas uz ECB Lēmuma ECB/2020/24, kurā grozījumi izdarīti ar ECB Lēmumu ECB/2022/35, praktiskiem aspektiem. Jebkuru pretrunu gadījumā starp šiem bieži uzdotajiem jautājumiem un ECB lēmumu noteicošais ir tiesību akts. Turpmākās atsauces uz Lēmumu ECB/2020/24 šajā dokumentā ietver visus šā lēmuma grozījumus.
Akreditētie ražotāji var atrast bieži uzdotos jautājumus arī ECB banknošu ārtīklā. Tie tiek regulāri atjaunināti.
1. Kādi juridiskie instrumenti saistībā ar akreditāciju ir spēkā?
Lēmums ECB/2020/24 nosaka vispārējās akreditācijas prasības, uzņēmējdarbības ētikas prasības, akreditācijas procedūru un pienākumus, kas ražotājiem regulāri jāpilda pēc akreditācijas. Pamatprasības ir definētas arī vairākos citos nepubliskotos lēmumos. Pamatprasības ietver detalizētas tehniskas prasības, kas saistītas ar drošības, kvalitātes, vides, kā arī veselības un darba drošības aspektiem. Šīs prasības saņem ražotāji, kuri pieprasījuši akreditāciju, pēc tam, kad tie parakstījuši saistošu deklarāciju par satura konfidencialitāti, un, ja nepieciešams, pēc tam, kad sekmīgi veikta sākotnēja drošības pārbaude.
2. Kuriem ražotājiem nepieciešama ECB akreditācija?
Ražotājiem, kuri vēlas veikt kādu euro materiālu darbību vai aizsargāto euro materiālu darbību, nepieciešama ECB akreditācija. Akreditāciju piešķir konkrētai ražotnei, kurā ražotājam ir atļauts veikt attiecīgo tā akreditācijā norādīto euro materiālu darbību vai aizsargāto euro materiālu darbību.
Euro materiālu darbības un aizsargāto euro materiālu darbības definētas Lēmuma ECB/2020/24 1. panta 3.–7. punktā. Attiecībā uz aizsargātajiem euro materiāliem piemēro drošības pamatprasības.
3. Vai akreditācija ir priekšnoteikums, lai piedalītos ar euro materiālu darbību vai aizsargāto euro materiālu darbību saistītā iepirkumā?
Akreditācija ir priekšnoteikums, lai veiktu euro materiālu darbību vai aizsargāto euro materiālu darbību. Ja tiek rīkots konkurss par euro materiālu darbības vai aizsargāto euro materiālu darbības izpildi, iepirkumos un līgumu slēgšanā var piedalīties tikai tie ražotāji, kuriem piešķirta akreditācija.
Tomēr akreditācija negarantē līguma piešķiršanu.
4. Kādas pamatprasības attiecas uz mani kā akreditētu ražotāju?
Ja esat euro materiālu vai aizsargāto euro materiālu ražotājs, lai drīkstētu veikt aizsargāto euro materiālu darbību un/vai euro materiālu darbību, jums jāizpilda visas attiecīgās pamatprasības. Šīs prasības ietver drošības, kvalitātes, vides, veselības un darba drošības aspektus. Pēc rakstiska akreditācijas pieprasījuma un nepieciešamo dokumentu saņemšanas ECB varēs jūs informēt par visām pamatprasībām, kas piemērojamas jūsu gadījumā. Lai gan visiem euro materiālu ražotājiem jāievēro noteiktas kvalitātes, vides, veselības un darba drošības, kā arī ētikas un vispārējās drošības prasības, ECB sarakstā iekļauto euro materiālu ražotājiem jāievēro īpašas drošības prasības.
5. Kā es varu pieteikties akreditācijai, ja man nav nekādas akreditācijas?
Saskaņā ar Lēmuma ECB/2020/24 5. pantu lūgums uzsākt akreditācijas procedūru (uzsākšanas lūgums) jāiesniedz ECB rakstiski. Lūgumā jāiekļauj visa 5. panta 2. punktā minētā informācija. ECB Banknošu direktorāts var palīdzēt jums šajā procesā. Ja vēlaties saņemt šādu palīdzību, rakstiet uz e-pasta adresi QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
6. Kā notiek pats akreditācijas process?
ECB vispirms novērtē procedūras uzsākšanas lūgumu attiecībā pret visiem Lēmuma ECB/2020/24 5. pantā norādītājiem formālajiem aspektiem. Pēc visu formālo aspektu izpildes ECB kā daļu no akreditācijas prasībām izsniedz lūguma iesniedzējam ražotājam dokumentus, kas ietver attiecīgās pamatprasības (saistībā ar drošības, kvalitātes, vides, veselības un darba drošības aspektiem), kā arī dokumentus, ar kuru palīdzību lūguma iesniedzējam ražotājam jāapliecina ECB, kā tā attiecīgajā ražotnē pastāvošā kārtība atbildīs šīm pamatprasībām.
Lai novērtētu ražotāja atbilstību attiecīgajām pamatprasībām, ECB veic klātienes pārbaudes vai dokumentu pārbaudes (neklātienes pārbaudes). Veselības un darba drošības un vides atbilstība tiek novērtēta dokumentu pārbaudes veidā, pamatojoties uz ražotāja iesniegtajiem dokumentiem. Tas ļauj ECB novērtēt, vai procedūras un infrastruktūra ražotnē atbilst attiecīgajām prasībām. Lai novērtētu atbilstību drošības un kvalitātes prasībām ražotnē, tiek veiktas klātienes pārbaudes.
Ja vispārējais novērtējums ir pozitīvs, ražotājam piešķir akreditāciju.
7. Vai akreditācijas jautājumos pieejams centralizēts kontaktpunkts?
Jā, visus ar akreditāciju saistītos jautājumus un dokumentus var sūtīt uz adresi QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Šo adresi var izmantot arī, lai sazinātos ar ECB ekspertiem, kas atbildīgi par konkrētiem jautājumiem.
8. Kā ECB novērtē atbilstību attiecīgajām prasībām?
ECB novērtē atbilstību, veicot klātienes un/vai dokumentu pārbaudes.
Dokumentu pārbaudes galvenokārt saistītas ar dokumentiem, ko ražotājs iesniedzis atbilstoši Lēmuma ECB/2020/24 prasībām vai ar pamatprasībām ražotāja atbilstības novērtēšanai.
Pie šādiem dokumentiem pieder, piemēram, atbilstošie ISO sertifikāti, neatkarīga revidenta apliecinājums par atbilstību ētikas prasībām, pirmspārbaudes anketas, individuāli kvalitātes plāni, gada pārskati angļu valodā par vides un veselības un darba drošības pārvaldības sistēmu darbību, kā arī ECB vides anketa.
Lai novērtētu atbilstību drošības un kvalitātes prasībām ražotnē, tiek veiktas klātienes pārbaudes. Tā kā par šīm jomām atbildīgas dažādas Eurosistēmas speciālistu komandas, tiek veiktas divu atsevišķu veidu pārbaudes – drošības pārbaudes un kvalitātes pārbaudes. Ja klātienes pārbaudes nav iespējams veikt, piemēram, laikā, kad ceļošana ir ierobežota vīrusu pandēmiju dēļ, ECB tā vietā veic dokumentu pārbaudes. Dokumentu pārbaudes tiek veiktas videokonferenču veidā un veicot dokumentu apmaiņu ar drošu platformu palīdzību.
9. Kā tiek plānotas un organizētas klātienes pārbaudes un cik bieži tiek veiktas šādas pārbaudes?
Katra akreditētā ražotāja pārbaudes tiek veiktas saskaņā ar Eurosistēmas noteikto prioritāšu sarakstu. Ražotāji, kas veic aizsargāto euro materiālu darbību, parasti reizi gadā tiek pakļauti drošības pārbaudei, un ražotāji, kas ražo kādu euro materiālu, parasti reizi divos gados tiek pakļauti kvalitātes pārbaudei.
Pārbaudes var veikt vai nu paziņojot iepriekš, vai arī nepaziņojot iepriekš. Praktisku iemeslu dēļ pēc akreditācijas lūguma veiktās pārbaudes, protams, tiek iepriekš paziņotas. Tas pats attiecas uz regulārajām kvalitātes pārbaudēm un dokumentu pārbaudes veidā veiktajām drošības pārbaudēm. Regulāras drošības pārbaudes, ko veic klātienē, parasti netiek iepriekš paziņotas.
Pārbaudes veic kopējas ECB/Eurosistēmas nacionālo centrālo banku pārbaudes komandas, kurās parasti ir divi līdz četri dalībnieki. Lai sagatavotos pārbaudei, jums jāaizpilda ECB noteiktās anketas. Šīs anketas jāaizpilda pēc iespējas detalizētāk.
10. Vai klātienes kvalitātes pārbaudes laikā jānotiek ražošanai?
Akreditāciju saņēmušo ražotāju gadījumā klātienes kvalitātes pārbaude jāveic euro materiālu vai aizsargāto euro materiālu faktiskās ražošanas laikā. Lūdzam tieši sazināties ar pārbaudes komandu un sniegt pēc iespējas vairāk informācijas par to, kādi ražošanas posmi notiek katru nedēļu, lai optimizētu kvalitātes pārbaudes laiku. Ideālā gadījumā pārbaudes laikā būtu jānotiek pēc iespējas daudziem ražošanas posmiem.
Attiecībā uz klātienes drošības pārbaudēm, kuras var veikt bez iepriekšēja paziņojuma, ražotājiem regulāri jāiesniedz ECB euro ražošanas grafiki.
11. Kas notiek, ja pārbaudes komanda konstatē (potenciālu) neatbilstību ECB prasībām?
Kad pārbaude noslēgusies, pārbaudes komanda mutiski sniedz pārbaudes kopsavilkumu, t. sk. norādot iespējamos neatbilstības aspektus. Pēc tam jūs saņemsiet sākotnējo pārbaudes ziņojumu, kurā dokumentēta(-as) neatbilstība(-as) saskaņā ar Lēmuma ECB/2020/24 13. pantu. No šā brīža jūs 15 darba dienu laikā varat sniegt rakstisku atbildi (ja vēlaties tādu sniegt) par konstatēto(-ajām) neatbilstību(-ām). Atbildē jāsniedz pēc iespējas vairāk informācijas, t. sk. konkrēta informācija un termiņi neatbilstības novēršanai, ietverot jebkādus atbilstošus pierādījumus, piemēram, atjauninātas procedūras. Pēc tam pārbaudes ziņojums tiek aktualizēts, atspoguļojot jūsu atbildi, kā arī ietverot secinājumus par to, vai pārbaudes komanda atzīst ierosināto korektīvo darbību par pietiekamu. Korektīvās darbības pārbaude var tikt veikta vai nu uz iesniegtu dokumentētu pierādījumu pamata, vai nākamās plānotās pārbaudes vai papildu klātienes pārbaudes laikā.
12. Kad stājas spēkā ECB akreditācija?
Pēc novērtēšanas procesa pabeigšanas jūs saņemsiet vēstuli no ECB, ar kuru jums tiek piešķirta akreditācija. Šajā vēstulē tiek norādīts arī akreditācijas piemērošanas aptvērums un datums.
13. Kad es saņemšu piekļuves tiesības ECB banknošu ārtīklam?
Pēc akreditācijas saņemšanas jums jāpieprasa piekļuves tiesības ECB banknošu ārtīklam ne vairāk kā trim personām katrā sadaļā (vide, veselība, darba drošība un kvalitāte). ECB pirms piekļuves tiesību piešķiršanas izvērtē pieprasījumus.
14. Kā es varu atsaukt savu akreditāciju?
Ja vēlaties atsaukt savu akreditāciju, ECB tā oficiāli jāanulē. Kamēr jūs joprojām esat akreditēts, jums ir jāpilda akreditēto ražotāju pastāvīgie pienākumi. Ražotājam, kuram ir ECB akreditācija un kurš vairs nevēlas būt pakļauts šiem pienākumiem, jānosūta ECB vēstule, norādot attiecīgo konkrēto ražotni. ECB izvērtē pieprasījumu un sazinās ar jums, lai izskaidrotu, kādi turpmāki soļi nepieciešami.
15. Kad stājas spēkā akreditācijas atsaukšana?
Akreditācijas atsaukšanas process var prasīt zināmu laiku, jo var būt nepieciešams precizēt dažas ar euro materiāliem un aizsargātajiem euro materiāliem saistītās darbības, kas atrodas akreditētajā ražotnē. Vairumā gadījumu jums jāiesniedz ECB jūsu rīcībā esošo aizsargāto euro materiālu saraksts un ECB jums noteiks prasību šos materiālus iznīcināt vai pārvest uz citu akreditētu ražotni vai nacionālo centrālo banku. Tiek pieprasīti iznīcināšanas apliecinājumi, pārvešanas dokumenti un/vai klātienes pārbaudes apmeklējumi. Kad process noslēdzies, jūs saņemsiet vēstuli, kurā būs norādīts akreditācijas atsaukšanas datums.
16. Kā jārīkojas gadījumā, ja notiek kādas pārmaiņas saistībā ar sertifikātiem, piemēram, beidzas derīguma termiņš vai sertifikāts tiek atjaunots?
Saskaņā ar Lēmuma ECB/2020/24 9. pantu jums jāinformē ECB par sertifikātu (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) pārmaiņām. Ja beidzies sertifikāta derīguma termiņš un sertificēšanas iestāde nosūta jums jaunu sertifikātu, lūdzam nosūtīt elektronisku kopiju, vēlams, pdf versijā, uz adresi QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Šīs prasības neizpilde tiek uzskatīta par neatbilstību.
17. Vai akreditācijai ir beigu termiņš? Vai nepieciešams sazināties ar ECB, lai nodrošinātu, ka akreditācija nezaudē spēku?
Kad ECB akreditācija ir piešķirta, tai nav beigu termiņa, t. i. tā paliek spēkā līdz brīdim, kad tiek pieņemts atsaukšanas lēmums, kā noteikts Lēmuma ECB/2020/24 18. pantā. Jums nav jāsazinās ar ECB, lai nodrošinātu, ka jūsu akreditācija nezaudē spēku.